Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De onderhavige inventaris verschijnt als resultaat van een nauwe samenwerking tussen het rijksarchief in de provincie Utrecht en de gemeentelijke archiefdienst te Utrecht en onder verantwoordelijkheid van beide instellingen. De tweede auteur, J.A.C. Mathijssen heeft in het bijzonder de bescheiden van de stadsnotarissen van Utrecht beschreven, de eerste auteur, drs. W.B. Heins, die van de overige notarissen. Voor de historische onderzoeker is het gehele fonds der notariële archieven min of meer als een eenheid te beschouwen, omdat voor notarissen binnen de stad vele akten werden verleden ten behoeve van personen, wonende op het platteland, terwijl ook het omgekeerde, zij het minder vaak, voorkwam. Een gemeenschappelijke inventarisatie lag voor de hand, maar het verheugt ons dat zij ook in de praktijk mogelijk bleek. Wij hopen dat de samenwerking tussen twee zusterinstellingen niet tot deze inventaris noch tot Utrecht beperkt zal blijven.
de gemeentearchivaris dr. J.E.A.L. Struick de rijksarchivaris dr. C. Dekker
1. Lijst van notarissen, die voor 1811 in Utrecht resideerden
2. Concordantie III N.B. Concordantie op S. Muller Fz. en C.L. de Leur, Catalogus van het archief. Supplement, bijvoegselen en indices (Utrecht 1914)
3. Concordantie IV N.B. Concordantie op A. le Cosquino de Bussy, Catalogus van de rechterlijke archieven (1811-1838) en van de notarieële archieven (1811-1842) (Den Haag 1929)
4. Concordantie op Inventaris van de notariële archieven in de provincie Utrecht (1346) 1560-1895 door W.B. Heins en J.A.C. Mathijssen uit 1982, in 1986 aangevuld met notariële archieven over 1896-1905