Artikel 59 van de Wna geeft aan dat de protocollen die ouder zijn dan 75 jaar, met uitzondering van de akten betreffende uiterste willen, en die in een algemene bewaarplaats berusten, binnen een tijdvak van tien jaar naar de bij of krachtens die wet voor de bewaring daarvan aangewezen rijksarchiefbewaarplaats worden overgebracht. Akten betreffende uiterste willen die ouder zijn dan honderd jaar worden binnen een tijdvak van tien jaar naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht.
De reden voor de afwijking in de overbrengingstermijn heeft te maken met het risico dat testamenten van thans nog levende testateurs op grond van de Archiefwet 1995 openbaar en raadpleegbaar worden.
Aangezien er binnen de grotere plaatsen meerdere notariskantoren gevestigd kunnen zijn is er voor gekozen om binnen deze standplaatsen te ordenen op het zgn. protocolnummer van het kantoor. Hierdoor is het mogelijk elkaar opvolgende notarissen per kantoor te raadplegen.
Inmiddels is het protocollenregister ook digitaal doorzoekbaar via de website: http://www.notaris.nl. Het protocollenregister wordt hier opvolgersarchief genoemd.
De wetgeving op het notarisambt schreef voor dat de notarissen repertoires moesten maken. Hierin werden per jaar in chronologische volgorde de opgestelde akten met de namen van de hoofdpartijen genoteerd. De notarissen zelf maakten geen alfabetische toegangen op naam. Als gevolg hiervan zijn de notarisarchieven niet systematisch van indexen op persoonsnaam voorzien. Het aktenummer in het repertorium komt overeen met het aktenummer in de serie minuutakten van dat jaar. De repertoria vormen de ingang op de notariële archieven
Daarnaast is de Notariswet van toepassing. Deze wet schrijft voor dat akten niet uit elkaar gehaald kunnen worden. Als gevolg hiervan zijn de bestaande hechtmechanieken niet verwijderd.
Standplaats Haastrecht (arrondissement Rotterdam) is overgebracht naar het Nationaal Archief en standplaatsen Barneveld en Culemborg (arrondissement Arnhem) zijn overgebracht naar het Gelders Archief. Ook is een aantal standplaatsen toegevoegd welke uit andere arrondissementen komen. Het gaat om:
- standplaats Vianen (arrondissement Dordrecht)
- standplaatsen Rhenen en Veenendaal (arrondissement Gelderland)
Centrale Archief Selectiedienst