Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het is goed om te beseffen dat ook in de archieven van andere organen binnen de universiteit gegevens over de Faculteit der Godgeleerdheid te vinden zijn. Denk hierbij aan het College van Curatoren, later het College van Bestuur, waar gegevens over de instelling van leerstoelen en de benoeming van hoogleraren, over organisatie en reorganisatie, over huisvesting, en over (financiële) verslaglegging te vinden zijn. En aan de Senaat, die verantwoordelijk was voor de inschrijving en de promotie van studenten. Veel gegevens zijn in druk verschenen, zoals de Jaarboeken der Rijksuniversiteit, waarin de eerstejaarsstudenten werden vermeld, de (studie)gidsen, en het Album Studiosorum en het Album Promotorum . Een nieuwe ontwikkeling is de publicatie van historische gegevens op internet, zoals de Bibliografie betreffende de Geschiedenis van de Universiteit Utrecht (BIGUU), het Digitaal Album Promotorum (DAP) en de Catalogus Professorum.
Concordantie op C.A. van Kalveen De archieven van de Rijksuniversiteit te Utrecht p. 11-39, inv.nrs. 111-148 (1969) naar C.A. van Kalveen, Inventaris van de archieven van de faculteiten van de rijksuniversiteit te utrecht 1635-1979 (1992) inv.nrs. 1-352
Concordantie op C.A. van Kalveen, Inventaris van de archieven van de faculteiten van de rijksuniversiteit te utrecht 1635-1979 (1992) inv.nrs. 1-352 naar C.A van Kalveen en M.H. Tromp, Inventaris van het archief van de faculteit der godgeleerheid van de universiteit utrecht (1635) 1636-2001 (2004) (2011)
Inventaris van het archief van de faculteit der Godgeleerdheid van de Universiteit Utrecht (1635) 1636-2001 (2004)
Auteur:
C.A. van Kalveen en M.H. Tromp
Datering toegang:
1992
Datering bewerking:
2011
Openbaarheid:
Op inv.nrs. 33-42, 238, 245, 255-259, 284, 302, 356-359, 379-384, 388-389, 394, 400, 448-449 en 817-818 is een openbaarheidsbeperking van 20 jaar van toepassing