Wat is een e-Depot?

Archiefvorming bij de overheid gebeurt steeds vaker niet meer op papier, maar digitaal. Ook deze digitale archieven moeten voor toekomstige generaties bewaard blijven. Daarom heeft het Nationaal Archief samen met de Regionaal Historische Centra (RHC’s) een landelijk, elektronisch depot ontwikkeld. Sinds juni 2015 is Het Utrechts Archief als een van de eerste RHC’s aangesloten op dit e-Depot. In een e-Depot kan een archiefinstelling archiefmateriaal duurzaam bewaren, maar het is meer dan dat. Er zijn goede afspraken nodig met de archiefvormer en er moeten inhoudelijke en technische controles plaatsvinden. De veiligheid, kwaliteit en authenticiteit dienen gegarandeerd te worden. Kortom, het e-Depot vraagt een geheel van beleid, processen en procedures.  

Materiaal
Het e-Depot van Het Utrechts Archief is in eerste instantie bedoeld voor archieven uit de rijkscollectie. Maar ook gemeenten en andere decentrale overheden werken steeds meer digitaal. Al die informatie dient goed bewaard en toegankelijk gemaakt te worden. Ook archiefinstellingen elders in de provincie kunnen ervoor kiezen hun digitale archieven onder te brengen in het e-Depot van Het Utrechts Archief. Wij ondersteunen instellingen en organisaties bij het aansluiten op het e-Depot.

Toekomstige ontwikkelingen
De rol en functie van het digitale depot zijn constant in ontwikkeling. Werken met het e-Depot is een nieuwe tak van sport. Hoe men in de toekomst omgaat met digitale overheidsinformatie en wat de rol van het e-Depot hierin is, staat niet vast. Richtingen die nu worden gekozen, hoeven niet de definitieve eindoplossing te betekenen. Het kan zijn dat overheden in de toekomst zélf hun digitale informatie gaan bewaren. Op landelijk niveau werken denktanks aan diverse scenario’s voor het digitaal beheren van archiefmateriaal.

Aansluiten
De afgelopen jaren heeft Het Utrechts Archief door middel van pilots eerste ervaringen opgedaan met de werking van het e-Depot. Vanaf 2017 gaat Het Utrechts Archief actief aan de slag met het aansluiten van overheden op het e-Depot. We richten ons in de eerste plaats op de gemeente Utrecht en andere overheden die formeel partner zijn van Het Utrechts Archief.

Op termijn zullen wij ook particuliere archieven in het e-Depot gaan opnemen. Particuliere instellingen waarvan Het Utrechts Archief al papieren archieven beheert, kunnen nu al bij ons terecht voor advies over hoe zij hun digitale archieven het beste kunnen beheren. Deze archieven vormen een wezenlijke aanvulling op de overheidsarchieven die wij bewaren. Ook voor deze archieven is een verantwoorde aanpak gericht op duurzaam beheer van cruciaal belang.



Belangrijke stappen

Bij het proces van voorbereiden en aansluiten van een organisatie op het e-Depot komt veel kijken. De belangrijkste stappen lichten we hieronder toe.

  • Edepot stap

    Toewijding management

    Bij het realiseren van digitaal archiveren binnen uw organisatie is toewijding van het management essentieel.   

  • Edepot stap

    Digitale informatie in kaart

    Welke informatie komt in aanmerking voor opname in het e-Depot? Om die vraag te beantwoorden is het belangrijk dat een organisatie een goed overzicht heeft van alle digitale informatie die er wordt beheerd.

  • Edepot stap

    Kwaliteitssysteem op orde

    Informatie van de overheid moet aan alle vereisten voldoen. Daarom is het voor uw organisatie noodzakelijk te werken met een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer.  

  • Edepot stap

    Metagegevens voldoen aan landelijke standaard

    Om te kunnen aansluiten op het e-Depot van Het Utrechts Archief, is het wettelijk verplicht dat uw metadata voldoen aan de landelijke standaard.

  • Edepot stap

    Aansluiten

    Is uw organisatie er klaar voor en wilt u het digitale archiefmateriaal in ons e-Depot plaatsen? Wij kijken samen met u of uw organisatie in aanmerking komt. 

     


Contact

Contact avatar

Heeft u vragen over het e-depot?

Neem dan contact op met onze informatiemanager Annelot Vijn.

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • 030 – 286 66 11