Betrouwbare informatie

Een archief levert informatie over het doen en laten van een organisatie of persoon. Archieven zijn dus een waardevolle bronnen voor onderzoek, verantwoording en bedrijfsvoering. Op termijn maken archieven bovendien deel uit van ons cultureel erfgoed. Een archief moet volledig én betrouwbaar zijn en daarom is het belangrijk om het beheer van de informatie erin goed te regelen. De regels hiervoor zijn voor de overheid vastgelegd in de Archiefwet. De gemeentearchivaris bij Het Utrechts Archief houdt hier toezicht op. Hij is de wettelijke toezichthouder voor de informatiehuishouding van:

  • de gemeente Utrecht
  • de gemeente Nieuwegein
  • de gemeenschappelijke regelingen met deze gemeenten als vestigingsplaats.


Toezicht op informatie- en archiefbeheer is niet vrijblijvend. Naast de voorschriften van de Archiefwet, brengen sectorspecifieke wetten verplichtingen met zich mee ten aanzien van informatie- en archiefbeheer. Daarnaast geeft een inspectie ook duidelijkheid over de kwaliteit van het informatiebeheer in een organisatie, de knelpunten en de risico’s en aanbevelingen voor mogelijke oplossingsrichtingen. Bent u gemeentesecretaris, directeur of informatiemanager bij een van deze overheden? Wij komen geregeld bij u langs voor een inspectie of een informatieoverleg. Eens per jaar brengen wij verslag uit aan uw bestuur.

Inspectie

Tijdens een inspectie komen er verschillende aspecten aan bod. Onze inspecties verlopen volgens het INK-managementmodel. We beginnen met het doorlichten van de organisatiebrede voorzieningen en kijken vervolgens naar afdelingen en werkprocessen. Dit doen we onder andere door beheerders en medewerkers in een primair werkproces te interviewen. Zo krijgen we een compleet beeld van de kwaliteit van de informatievoorziening op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. We sluiten af met een rapport met aanbevelingen. De gemeentesecretaris of directeur van een gemeenschappelijke regeling wordt gevraagd hierop te reageren. De organisatie maakt een verbeterplan voor de aanbevelingen. Op dit verbeterplan voeren wij later een follow-up uit.

 Actuele informatie

Producten- en dienstencatalogus

Lijst met inspectiepunten waar we inspecteren

 

Contact avatar

Wilt u meer weten over toezicht?

Vragen over een komende inspectie of wilt u een beroep op ons doen bij het uitvoeren van een inspectie? Neem contact op met Joost van Koutrik, coördinator inspectie.

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • 030 – 286 66 11