Een personeelsregister geeft een overzicht van (een bepaalde categorie) personeel van een spoorwegmaatschappij. De vroegere benaming van de registers is 'stamboeken'. De HSM had voor iedere dienst, soms ook voor een afdeling van een dienst, een serie stamboeken. Per personeelslid is een aantal standaardgegevens opgenomen, zoals: datum van indiensttreding, vaardigheden, burgerlijke staat, geboortedatum, woonplaats, functie, eventuele straffen en beloningen, salaris en datum en reden van uitdiensttreding. De MESS en de kleinere maatschappijen hadden maar één serie stamboeken. Al het personeel is in deze serie opgenomen, ongeacht de dienst of de status. Elke maatschappij voerde een eigen personeelsadministratie. Op het moment dat een maatschappij door een andere werd overgenomen, werden ook het personeel en de bijbehorende stamboeken overgenomen. Na verloop van tijd werden de gegevens uit de oorspronkelijke stamboeken bijgeschreven in de boeken van de nieuwe maatschappij.

De Nederlandse Spoorwegen heeft bij het vormen van de belangengemeenschap in 1919 alle boeken verzameld. Ze zijn terechtgekomen bij de Algemene Dienst afdeling 2, de afdeling die zich bezighield met personeelszaken. Deze boeken zijn nog geruime tijd gebruikt door de NS. In de jaren 1950 zijn deze oude stamboeken aan het Nederlands Spoorwegmuseum geschonken. Daar zijn een deel van de stamboeken van de HSM en een stamboek van de NFLM voorzien van een index in de vorm van een kaartsysteem. De verzameling personeelsregisters van voorgangers van de NS is redelijk compleet maar met name van de kleinere maatschappijen is toch het een en ander verloren gegaan. De oudste registers zijn aangelegd ca. 1836, de meest recente inschrijvingen dateren van 1919. De registers met inschrijvingen uit de periode 1920-1940 zijn niet bewaard gebleven.

Behalve de personeelsregisters zijn in deze inventaris ook de pensioenregisters opgenomen. Het betreft de pensioenregisters van de HSM uit (1873) 1891-1933 en de MESS uit 1873-1955. Deze spoorwegmaatschappijen hadden een eigen pensioenfonds met een volledige administratie. De belangrijkste series zijn de registers van inschrijvingen en de registers van uitgekeerde pensioenen. De registers van inschrijvingen geven per lid een aantal gegevens, zoals: datum van indiensttreding, begin van het lidmaatschap van het pensioenfonds, functie en hoogte van de bijdrage. In het register van uitgekeerde pensioenen staan overzichten van pensioenen die aan leden of nabestaanden van leden werden uitgekeerd. Overigens waren niet alle personeelsleden lid van het pensioenfonds van hun maatschappij. Tenslotte zijn in deze inventaris ook de personeelskaarten van de NS beschreven die na ca. 1940 de plaats innamen van de personeelsregisters. Deze serie vertoont nogal wat hiaten. De meest recente kaarten bevatten informatie tot ca. 1990.