Bij het zoeken naar namen in de personeelsregisters wordt sterk aanbevolen gebruik te maken van de index die gelijktijdig met deze inventaris door medewerkers en vrijwilligers van HUA is vervaardigd. Deze index biedt u tevens een gemakkelijke toegang op de microfiches van de personeelsregisters. Daarnaast treft u in deze inventaris bij vrijwel alle personeelsregisters ook een eigentijdse index aan, alsmede enkele door het Spoorwegmuseum vervaardigde kaartenbakken. Deze kaartenbakken kunnen echter om redenen van materiële aard niet op studiezaal worden geraadpleegd. Voor de pensioenregisters zijn geen eigentijdse of later vervaardigde indices overgeleverd. Om te achterhalen of een bepaalde persoon in een van deze registers voorkomt, moet u eerst nagaan of deze persoon is geregistreerd in een van de personeelsregisters (stamboeken). Daarin wordt bij elke persoon naast een stamboeknummer ook een pensioennummer vermeld, dat wil zeggen het lidmaatschapsnummer, toegekend bij de inschrijving in het betreffende pensioenfonds. Met behulp van dit nummer kan de betreffende persoon - wanneer hij in dienst was bij de HSM of MESS en aangesloten was bij de pensioenfondsen van een van deze maatschappijen-in de pensioenregisters worden getraceerd.