Aansluiten bij het e-depot
De afgelopen jaren heeft Het Utrechts Archief door middel van pilots eerste ervaringen opgedaan met de werking van het e-depot. We richten ons in de eerste plaats op onze aangesloten overheden; de gemeente, provincie Utrecht, gemeenschappelijke regelingen en andere overheden die formeel partner zijn van Het Utrechts Archief. Maakt u daar onderdeel van uit en wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Download dan onze Producten en Diensten Catalogus
Belangrijke stappen
Bij het proces van voorbereiden en aansluiten van een organisatie op het e-depot komt veel kijken. De belangrijkste stappen lichten we hieronder toe. Wij kunnen u bij al deze stappen adviseren.
De communicatie van de Nederlandse overheden verloopt tegenwoordig voornamelijk digitaal. Het digitale archiefmateriaal dat daarbij ontstaat, wordt langdurig bewaard in een digitaal depot: het e-depot. Archiefvorming bij de overheid gebeurt steeds vaker digitaal. Ook deze digitale archieven moeten voor toekomstige generaties bewaard blijven en toegankelijk zijn voor onderzoek. Bij het realiseren van digitaal archiveren binnen uw organisatie is toewijding essentieel. Welke informatie komt in aanmerking voor opname in het e-Depot? Om die vraag te beantwoorden is het belangrijk dat een organisatie een goed overzicht heeft van alle digitale informatie die er wordt beheerd. Om te kunnen aansluiten op het e-depot moeten uw metadata voldoen aan de landelijke standaard. Bij een impactanalyse wordt er door het Utrechts Archief samen met de partner een representatieve dataset uit een bronsysteem van de zorgdager gekozen. Hier treft u alle naslagwerken, belangrijke documentatie en programmaplannen overzichtelijk bij elkaar. Op grond van de Impactanalyse zorgen we samen voor de overbrenging van digitale archieven naar het e-depot.
e-depot
Wat is een e-depot?
Toewijding management
Digitale informatie in kaart
Metagegevens voldoen aan landelijke standaard
Impactanalyse
e-depot Kennisbank
Opnemen, beheren en beschikbaar stellenÂ
Particuliere archieven
Op termijn nemen wij ook particuliere archieven op in het e-depot. Particuliere instellingen waarvan Het Utrechts Archief al papieren archieven beheert, kunnen nu al bij ons terecht voor advies over het beheer van digitaal archief. Deze archieven zijn een belangrijke aanvulling op de overheidsarchieven die wij bewaren. Ook voor deze archieven is een verantwoorde aanpak gericht op duurzaam beheer van cruciaal belang.