Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
De archieven van de notarissen in de provincie Utrecht zijn in 1982 beschreven in Inventaris van de notariële archieven in de provincie Utrecht (1346) 1560-1895 door W.B. Heins en J.A.C. Mathijssen, als deel 34 (I en II) in de serie gedrukte inventarissen van het Rijksarchief Utrecht. Het betrof een gezamelijke uitgave met de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht.
De beschrijvingen van de archieven van de notarissen in de stad Utrecht zijn destijds door de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht ook opgenomen in een eigen, afzonderlijke toegang (Inventaris van de archieven van de notarissen in de stad Utrecht (1346) 1560-1895. Deze toegang is in 1986 aangevuld met de notariële archieven over de periode 1896-1905.
Naar aanleiding van de invoering van een geautomatiseerd archiefbeheersysteem is de inventarisnummering van de notariële archieven in de provincie Utrecht (uitgezonderd die in de stad Utrecht) omgenummerd tot een numerieke reeks.
In 2010 is besloten de oorspronkelijke toegang enigszins te bewerken: - met betrekking tot de bijlagen zijn vervallen: Concordanties I en II (provincie Utrecht)
1. Lijst van notarissen, die voor 1811 in Utrecht resideerden
2. Concordantie III N.B. Concordantie op S. Muller Fz. en C.L. de Leur, Catalogus van het archief. Supplement, bijvoegselen en indices (Utrecht 1914)
3. Concordantie IV N.B. Concordantie op A. le Cosquino de Bussy, Catalogus van de rechterlijke archieven (1811-1838) en van de notarieële archieven (1811-1842) (Den Haag 1929)
4. Concordantie op Inventaris van de notariële archieven in de provincie Utrecht (1346) 1560-1895 door W.B. Heins en J.A.C. Mathijssen uit 1982, in 1986 aangevuld met notariële archieven over 1896-1905