Tot de fusie van het Gemeentearchief Utrecht en het Rijksarchief Utrecht tot Het Utrechts Archief in mei 1998 zijn de losse aanwinsten respectievelijk opgenomen in de verzameling losse aanwinsten van het Gemeentearchief Utrecht en de verzameling handschriften van het Rijksarchief. Eerstgenoemde verzameling is toegankelijk aan de hand van Inventaris van de verzameling losse aanwinsten van de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht 13e-20e eeuw door A. Pietersma, van de verzameling Handschriften van het Rijksarchief zal een hernieuwde inventaris verschijnen. Beide verzamelingen zijn met ingang van de fusie afgesloten.

In 2005 is besloten met terugwerkende kracht de aanwinsten sinds de fusie te beschrijven. Er is voor gekozen om deze aanwinsten in twee categoriën te verdelen. In de eerste categorie, aangeduid als fragmentarchieven, zijn stukken opgenomen die te beschouwen zijn als archivalia van organisaties (1), families (2) en personen (3), maar waarvan de omvang te gering is om als een archief in een afzonderlijke inventaris beschreven te worden. Voorbeelden zijn een los kasboek van een bedrijf (1), een leenregister uit een huisarchief (1), familie- en persoonsdocumenten (2 en 3) en stukken, gevormd door een persoon in zijn hoedanigheid als functionaris of lid van een organisatie, zoals een lid van de gemeenteraad of een leerling van een school (3).
De tweede categorie bevat stukken waarvan de archivistische vormer niet met zekerheid vastgesteld kan worden en waarvan de herkomst als zodanig onduidelijk is. Voorbeelden hiervan zijn gedrukte stukken die in oplage verspreid zijn en eigendomsbewijzen.
Voor indeling in categorie 1 geldt ten slotte als extra criterium dat de familie of de persoon substantieel archief gevormd moet hebben. Een enkele ingekomen brief of een verkregen eigendomsbewijs bijvoorbeeld wordt niet aangemerkt als fragmentarchief, maar als los archiefstuk. In die hoedanigheid wordt het opgenomen in categorie 2.

De stukken van de eerste categorie zijn beschreven in Inventaris van de verzameling Losse aanwinsten van Het Utrechts Archief, fragmentarchieven. De stukken van de tweede categorie zijn beschreven in onderhavige inventaris. Buiten beide categorieën zijn de aanwinsten betreffende de Nederlandse Spoorwegen en haar voorgangers gehouden, die opgenomen worden in een afzonderlijke verzameling Documentatie spoorwegen.

Voor beide categorieën stukken geldt dat de aanwinsten enerzijds kunnen bestaan uit externe verwervingen, anderzijds uit intern aangetroffen stukken, bijvoorbeeld stukken uit de bibliotheek. De rangschikking van de stukken is in het algemeen gebaseerd op volgorde van 'binnenkomst'. Beide verzamelingen vormen niet-afgesloten bestanden die steeds aangevuld en bijgewerkt zullen worden.

In onderhavige inventaris zijn de aanwinsten achtereenvolgens beschreven. Nadere gegevens over verwerving of afkomst, indien bekend, zijn in bijbehorende notabene’s opgenomen. Gelet op het feit dat het eveneens mogelijk is om de inventaris on-line te raadplegen, is er van afgezien om een index op de beschrijvingen te maken.

Op inv.nrs. 74, 75 en 296 is met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer een openbaarheidsbeperking van 75 jaar van toepassing. Eerdere inzage in voornoemde inventarisnummers is slechts mogelijk na schriftelijke toestemming van de Rijksarchivaris in de Provincie Utrecht

T.L.H. van de Sande, 2005-2020