In 1979 werd in verband met de verhuizing van de Voorzieningsdienst besloten het statische archief over te brengen naar de Gemeentelijke Archiefdienst. Op 20 september 1979 is het archiefgedeelte over de periode 1914-1974 door B. Kamerbeek, directeur van de Voorzieningsdienst, overgedragen aan de gemeentearchivaris. De omvang was ca. 40 m, inclusief archiefbescheiden van de Distributiedienst. Volgens het proces-verbaal van vernietiging d.d. 20 augustus 1979 waren vóór de overdracht de volgende stukken vernietigd: facturen van 1924-1969, bestelbonnen van 1924-1969, kaarten kredietbewaking scholen van 1960-1973, aanvragen schoolvoeding en -kleding van 1956-1972, menustaten en dagrapporten schoolvoeding van 1956-1972 en werkbriefjes van de voormalige rijwielreparatie en de voormalige schoenmakerij. Na de liquidatie van de Voorzieningsdienst werd het in 1979 overgebrachte archief aangevuld met het te bewaren archiefgedeelte vanaf ca. 1974. Het grootste gedeelte van het recente archief kwam voor vernietiging in aanmerking. De directeur van Het Utrechts Archief verleende in 2002 als gemeentearchivaris machtiging voor het vernietigen van de inhoud van 319 archiefdozen en 49 dozen met computeroutput van de Voorzieningsdienst.

Het archief van de Gemeentelijke Distributiedienst was al in 1959 overgedragen aan de gemeentearchivaris en in 1983 geïnventariseerd. Volgens de inleiding bij de inventaris zijn enkele dossiers uit het in 1979 overgebrachte archief van de Gemeentelijke Voorzieningsdienst gelicht en in het archief van de Distributiedienst opgenomen. Tijdens de inventarisatie van het archief van de Voorzieningsdienst in 2012/13 bleek echter dat in dat archief nog veel stukken van de Distributiedienst waren achtergebleven. Er is besloten deze stukken (2,6 m) toe te voegen aan het archief van de Distributiedienst. Ze zijn beschreven in toegang 778, die 214 nummers omvatte. De beschrijvingen zijn op de juiste plaatsen in de inventaris ingevoegd, maar genummerd vanaf 215. Doordat de Distributiedienst en de Voorzieningsdienst één directeur hadden, zijn de stukken van beide diensten in veel gevallen vermengd geraakt. De stukken die beide diensten betreffen, zijn in het archief van de Voorzieningsdienst gebleven. Dit geldt onder meer voor stukken over personeel.

Door archiefmedewerkers van de Gemeentelijke Voorzieningsdienst was een losbladige inventaris samengesteld, die verdeeld was in de onderdelen 'oud archief' en 'lopend archief'. Het onderdeel 'oud archief' bestond uit de rubrieken Personeel (P), Centraal Magazijn/Voorzieningsdienst (CM, VD) en Centraal Magazijn/Centrale of Gemeentekeuken/Schoolvoeding en -kleding (Sch). De dossiers waren per doos doorlopend genummerd. Tijdens de inventarisatie bleek dat een groot gedeelte van het oude archief niet in de losbladige inventaris beschreven was. Er werden dossiermappen aangetroffen waarop de afkortingen L (Levensmiddelenvoorziening) en CK (Centrale Keuken) waren geschreven, die in de inventaris niet voorkwamen. Bovendien waren er vele dozen met archiefmateriaal dat niet in mappen was opgeborgen. Dit zeer chaotische archiefgedeelte is geordend, beschreven en alsnog geselecteerd op te vernietigen stukken. De meeste mappen in het oude archief waren voorzien van agenda's, waarin de genummerde stukken in de betreffende map genoemd werden. Deze agenda's kunnen als inhoudsopgaven gebruikt worden.

Het lopende archief - vanaf ca. 1970 - was geordend met behulp van de getallen 07 en 08 uit de code VNG. Verder kreeg iedere afdeling van het stadhuis, iedere dienst en ieder bedrijf een apart nummer. In de losbladige inventaris zijn de beschrijvingen van het lopende archief verdeeld in Organisatie (07), Personeel (08), Stadhuis, Stichtingen en Bedrijven en Scholen. Een groot deel van het lopende archief dat in de losbladige inventaris beschreven was, is tijdens de inventarisatie niet aangetroffen en zal vóór de overbrenging vernietigd zijn. Diverse stukken die wel aangetroffen werden, bleken alsnog voor vernietiging in aanmerking te komen. Deze zijn, samen met de alsnog te vernietigen stukken uit het oude archief, afgezonderd van het te bewaren archiefgedeelte. De gemeentearchivaris heeft op 13 december 2013 machtiging verleend om 27,8 m archief van de Gemeentelijke Voorzieningsdienst (inclusief archiefbescheiden van de Gemeentelijke Distributiedienst) over de periode 1921-1989 te vernietigen op basis van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven uit 1983 (Nederlandse Staatscourant 1983 nr. 247).

In de definitieve inventaris van het bewaarde archiefgedeelte is geen scheiding aangebracht tussen 'oud archief' en 'lopend archief'. Er is gekozen voor een klassieke indeling in 'Stukken van algemene aard' (stukken waarin alle onderwerpen voorkomen, zoals correspondentie en jaarverslagen) en stukken over afzonderlijke onderwerpen. De meeste stukken dateren van na januari 1937, dus uit de tijd van de Dienst voor de Levensmiddelenvoorziening en het Centraal Magazijn en de Voorzieningsdienst. De oudere stukken zijn afkomstig van het Levensmiddelenkantoor, de Dienst voor Schoolvoeding en -Kleeding en het afzonderlijke Centraal Magazijn. Omdat de taken steeds werden voortgezet en er geen duidelijke cesuren werden gemaakt, zijn in de inventaris geen afzonderlijke archieven beschreven van de diensten die samengingen of elkaar opvolgden. In de beschrijvingen van stukken van vóór 1937 is wel zoveel mogelijk de archiefvormer vermeld. Als in de beschrijvingen van stukken vanaf 1937 geen archiefvormer wordt genoemd, kan er vanuit worden gegaan dat de stukken zijn opgemaakt of ontvangen door de Levensmiddelenvoorziening en het Centraal Magazijn of (vanaf 1951) de Voorzieningsdienst.

In de rubriek Taakuitvoering worden de stukken beschreven die betrekking hebben op de diverse taken van de Voorzieningsdienst en zijn voorgangers. Soms was het moeilijk te bepalen in het kader van welke taak bepaalde stukken waren opgemaakt of ontvangen. Werkzaamheden als de verstrekking van (school)voeding, de inkoop van levensmiddelen en het beheer van de keuken hadden uiteraard veel met elkaar te maken. Er wordt in de inventaris waar nodig verwezen naar nummers in andere rubrieken. Uiteraard zijn in het archief van het gemeentebestuur van Utrecht (toegang 1007-3) ook stukken opgenomen betreffende de Voorzieningsdienst en zijn voorgangers.

Het archief heeft een uiteindelijke omvang van 15 m. Voor de inv.nrs. 66-77, 83, 85-88, 91, 95, 100-106, 348-353, 364, 413-419, 426, 474-483, 551-576 en 613-619 geldt een openbaarheidsbeperking: de stukken zijn slechts te raadplegen na schriftelijk verkregen toestemming van de gemeentearchivaris van Utrecht, zolang ze jonger zijn dan 75 jaar.

Utrecht, 2014

Jellie van der Meulen