De archieven van de onderscheiden aartspriesterschappen verschillen sterk in kwaliteit en kwantiteit. Ten dele is dat een gevolg van de verschillen in omvang van de aartspriestelijke districten, ten dele hebben ook andere factoren hierop invloed uitgeoefend. Niet alle aartspriesters hechtten een even groot belang aan goede archivering van hun ambtelijke stukken. Het is evenwel niet uitgesloten, dat de inspanningen van sommigen op dit terrein door de zorgeloosheid van hun opvolgers zijn te niet gedaan. Voor de achttiende eeuw zijn eigenlijk alleen de stukken van de Utrechtse aartspriester Godefridus Ram van Schalkwijk (1731-1755) min of meer compleet tot ons gekomen, in mindere mate ook van zijn opvolgers Nicolaus Gomez (1755-1757) en Wilhelmus van den Steen (1757-1766).

Van Ram van Schalkwijk is bekend dat hij een grote belangstelling voor de kerkgeschiedenis aan de dag legde. Hiervoor vervaardigde hij een aantal afschriften, die we ook in het archief van de aartspriesters van Utrecht aantreffen * 

Sommige aartspriesters hebben bewust op haast anti-historische wijze huisgehouden in hun papieren. Van de Hollandse aartspriesters Jacobus Joannes Cramer (1811-1824) en Joannes van Banning (1824-1832) weten wij dat zij hun correspondentie grotendeels hebben verbrand om te verhinderen dat onbevoegde personen inzage zouden kunnen krijgen in 'compromitterende' stukken uit hun archief *  Maar ook calamiteiten, waaraan bijna geen archief ontsnapt, dat niet in een beveiligde archiefkluis of archiefbewaarplaats wordt bewaard, hebben hun aandeel geleverd in de uitdunning van de aartspriesterlijke archieven.

Zo schrijft de laatste aartspriester van Groningen, Joannes Bernardus Albertus Priester (1832-1841) aan zijn collega van Salland-Drente, Henricus van Kessel: - - - wijl ik volstrekt niets van den oud-aartspriester van Kruissen, niets van mijnen oom ontvangen heb; hetgeen ik bezit zijn die stukken, die ik zelve ontvangen heb, en van die zijn eenige, die ik in mijn koffer had, met dezelve verloren geraakt; en daarenboven is eene der houten kisten, waarmede mijne boeken en papieren overgevoerd zijn na deze pastorie, onderweg van de kade gestort en geborsten, en zijn vele stukken vermist, zoo als mijn register der communianten, het doopboek, de aantekeningen van het aartspriesterschap en veele boeken - - - * 

In twee distrckten hebben de aartspriesters in de dertiger jaren van de negentiende eeuw archiefordening ingevoerd, gebaseerd op een indacateurstelsel: Gijsbertus Antonius Vermeulen (1832-1843) in Utrecht en Henricus van Kessel (1837-1853) in Salland-Drente. Voor hun correspondentie gebruikten zij een indicateur met een ordeningsplan. De ingekomen en uitgegane stukken werden eerst per rubriek in agenda's ingeschreven en vervolgens overgebracht in de algemene indacateur onder vermelding van datum en exhibitumnummer, waarbij een kolom verwees naar de letter, waaronder het desbetreffende stuk in het archief te vinden was. De letters stonden voor de personen en instellingen, waarmee de aartspriester correspondeerde. Het principe was bij beiden hetzelfde, de door hen aangebrachte onderverdeling in categorieën verschilde echter.

Deze ordening, die zonder problemen kon worden hersteld, hebben wij als uitgangspunt genomen voor de verdere inventarisatie, ook voor de stukken van vóór de invoering van dit stelsel. Een uitzondering hebben wij gemaakt voor de correspondentie met de staties, die wij, om de onderzoeker te gerieven, hebben ondergebracht bij de overige stukken betreffende de staties, tenminste voor zover ze niet in de agenda en indacateur waren opgenomen. De correspondentie met pastoors, kapelaans en kerkbesturen vóór 1833 (Utrecht), resp. vóór 1837 (Salland-Drente) treft men derhalve aan onder de stukken betreffende de staties, die van daarna in de algemene correspondentie onder de rubrieken pastoors, kapelaans of staties. Voor de overige aartspriesterschappen, waar geen ordeningsbeginsel werd aangetroffen, hebben wij min of meer gelijke correspondentierubrieken aangehouden met dezelfde restrictie t.a.v. de staties.

Enkele organisatorische veranderingen in de Hollandse Zending met de daarmee gepaard gaande doorwerking in de archiefvorming willen wij hier nog signaleren. In 1841 trad de Groningse aartspriester Joannes Priester, die als een zwak bestuurder gold, af. Na diens ontslag ging de vice-superior niet over tot de benoeming van een nieuwe aartspriester. Als voorlopige maatregel voegde hij Groningen toe aan het district Friesland onder de jurisdictie van aartspriester Joannes Simons (1825-1853). Daar deze niet de geschikte man bleek om deze dubbelfunctie te vervullen, ging de vice-superior er toe over om, wederom als voorlopige maatregel, Groningen onder het distrikt Salland-Drente te brengen. Op 9 maart 1842 benoemde hij Henricus van Kessel, aartspriester van Salland-Drente tevens tot aartspriester van Groningen. Zoals zo vaak blijkt, is niets blijvender dan een tijdelijke maatregel: tot aan het herstel van de bisschoppelijke hiërarchie in 1853 is Van Kessel met dit dubbele aartspriesterschap belast geweest *  De stukken van Groningen betrekking hebbend op de periode 1841-1842 zijn deels te vinden onder het aartspriesterschap Friesland, deels onder Salland-Drente, waar ook alle stukken na 1842 zijn ondergebracht.

Wij hebben reeds aangegeven, dat twee aartspriesterschappen geheel of gedeeltelijk buiten het grondgebied vielen van de Republiek der Verenigde Nederlanden, maar wel ressorteerden onder de Hollandse Zending. Van het aartspriesterschap Lingen zijn in het onderhavige archieffonds geen stukken bewaard gebleven. Van het andere, deels extra-territoriale aartspriesterschap Kleef en Berg zijn slechts enkele archiefstukken bij het aartsbisdom terecht gekomen en in deze inventaris beschreven * 

Nadere toelichting verdient een archiefgedeelte die dat onder gedeponeerde archieven is beschreven. Het betreft de archiefstukken die de laatste vice-superior, Carlo Belgrado, in 1853, na herstel van de bisschoppelijke hiërarchie, op last van de Propaganda Fide uit het archief van de vice-superiores heeft doen lichten en aan de aartsbisschop van Utrecht en de bisschop van Haarlem ter hand gesteld. Dit geschiedde met de bedoeling de afhandeling van de lopende zaken te vergemakkelijken * 

Belgrado belastte zijn secretaris W. van der Linden met de schifting van de stukken volgens het pertinentiebeginsel: alles wat betrekking had op Utrechtse aangelegenheden - d.w.z. binnen de territoria van de vroegere aartspriesterschappen Utrecht, Gelderland, Twente, Salland-Drente, Groningen en Friesland - ging naar Utrecht, de stukken over Hollands/Zeeuwse zaken gingen naar Haarlem. Ruggegraat van dit archiefgedeelte vormde de correspondentie, die vanaf 1832 volgens een agendasysteem was geborgen. De ingekomen en minuten van uitgegane brieven werden volgens genoemd criterium over beide bisdommen verdeeld, de serie agenda's werd om onbekende redenen in Haarlem ondergebracht.

Toen eenmaal een van de grondbeginselen van de archivistiek, het herkomstbeginsel, op deze wijze geweld was aangedaan - waarbij we vanzelfsprekend Van der Linden, hiermee onbekend, dienen te exculperen - volgden meer ingrepen die dit archiefonderdeel drastisch hebben uiteengerukt. G. Brom, die in zijn manuscriptinventaris van de aartspriesterlijke archieven (minus Holland) een eigen pertinentiesystematiek toepaste, hield de stukken van de vice-superior nog redelijk bij elkaar, maar sorteerde ze naar de districten van de aartspriesters. De in Haarlem belande archiefstukken werden deels vermengd met het archief van de aartspriesters van Holland en Zeeland en, na de creatie van de nieuwe bisdommen in 1955, als parochiedossiers aan de nieuwe diocesen Breda en Rotterdam overgedragen.

Bij verdere speurtochten bleken ook enkele stukken van de vice-superior te zijn beland in het archief van de jezuïeten in Nederland te Nijmegen * 

Al deze membra disjecta zijn, zover opgespoord, weer bij elkaar gebracht en hier als één geheel beschreven. Enkele oudere stukken van de Brusselse nuntius, in de achttiende eeuw als superior door Rome belast met het toezicht op de Hollandse Zending, die werden aangetroffen tussen de stukken van de aartspriesters en kennelijk daar waren ondergebracht bij gebrek aan een betere oplossing, zijn bij het archief van de vice-superior gevoegd. De stukken van de nuntius Antonio Antonucci in zijn hoedanigheid van commissaris en delegatus over het Zeeuwse gedeelte van het bisdom Gent - hij werd in 1832 als zodanig benoemd, in 1841 word dit gebied aan het apostolisch vicariaat van Breda toegewezen - zijn in overleg met de archivaris van het bisdom Breda van deze restitutie uitgezonderd. Zij hebben geen betrekking op het gebied van de Hollandse Zending, al werden zij wel in de agenda ingeschreven. Ook andere onderdelen van de correspondentie van de vice-superiores zijn bij de uitsplitsing door secretaris Van der Linden achtergehouden, zodat de serie ingekomen en uitgegane stukken verre van compleet is. Om praktische redenen is in overleg met de bovengenoemde diocesen gekozen voor bewaring van dit gereconstrueerde archiefgedeelte bij de archieven van de aartspriesters, die, op dat van Holland en Zeeland na, berusten in het rijksarchief in Utrecht.

Enkele andere archieven, aangetroffen tussen de papieren van de aartspriesters, zijn eveneens onder de gedeponeerde archieven gerangschikt. In sommige gevallen zijn deze archieven, nl. wanneer zij betrekking hebben op het territoir van één aartspriester of indien een van de aartspriesters q.q. de archiefvormende instantie is geweest, als gedeponeerde archieven bij de afzonderlijke aartspriesterschappen beschreven. Voor Holland zijn dit bv. de restantbrieven van de dekenaten, voor Gelderland de bewaard archivalia van het seminarie te 's-Heerenberg, waarvan de aartspriester van Gelderland met zijn collega van Salland-Drente provisor was, voor Groningen zijn dat de archieven van de kerkeraad van Groningen en van de Commissie tot opbouw van de Broederkerk te Groningen.

De gedeponeerde archieven, die geen territoriale of functionele beperking inhielden, hebben wij om die reden achter het geheel geplaatst. Daartoe rekenden wij behalve de reeds genoemde stukken van de nuntius, resp. vice-superior, de archieven van de Consulerende Commissie van het R.C. kerkgenootschap, in 1808 door Lodewijk Napoleon ingesteld, het archief van de Broederschap van de H. Geest tot voortplanting des geloofs (met voortzettingen tot 1927), en het archief van de missiebisschop Cornelis Lodewijk baron van Wijkerslooth, bisschop van Curium i.p.i. Deze was tevens procurator van de missie in West-Indië, vanaf 1845 ook van die in Oost-Indië. Van zijn bemoeienissen met de missie zijn na diens dood door zijn secretaris enkele dossiers samengesteld, die zijn bewaard gebleven.

Aanvankelijk lag in het in de bedoeling het archief van de Hollandse aartspriesters niet in deze inventaris op te nemen, daar hiervan reeds een gedrukte inventaris was verschenen * 

Tijdens het opsporen van de naar alle windstreken verspreide archiefstukken van de vice-superior stuitten wij evenwel in het te Haarlem bewaarde archief van de aartspriesters van Holland op zoveel afgedwaalde archivalia van de vice-superior - soms de orginelen en minuten van de briefwisseling tussen aarspriester en vice-superior bijeengebracht in één nummer -, dat na de verwijdering een naar archivistische maatstaven weliswaar gezuiverd, maar in verhouding tot de oorspronkelijke inventaris een nogal uitgekleed archiefbestand overbleef. Bovendien kwamen nu ook allerlei andere ongerijmdheden aan het licht, uitvloeisel van het toegepaste rubriekenstelsel. In overleg met de archivaris van het bisdom Haarlem werd dan ook besloten ten gerieve van de onderzoeker het Hollandse gedeelte samen met de overige aartspriesterschappen in één inventaris volgens een uniforme ordening te beschrijven. Te dien einde werd dit gedeelte tijdelijk naar het rijksarchief in Utrecht overgebracht, vanwaar het na herinventarisatie weer naar Haarlem teruggekeerde.

De archieven van de overige aartspriesterschappen, alsmede het gereconstrueerde archiefgedeelte van de vice-superiores en de andere gedeponeerde archieven berusten involge een overeenkomst van inbewaargeving met het aartsbisdom Utrecht in het rijksarchief Utrecht.

Achter de archieven van de aartspriesters is telkens als bijlage een lijst van aartspriesters van het district opgenomen, ontleend aan Rogier's studie in het AAU, LXII (1938) en op onderdelen gecorrigeerd of aangevuld.