Globaal gezien zou men de volgende indeling kunnen maken in het archief:
A. Correspondentie.
B. Stukken, welke buiten de correspondentie zijn gebleven, hoewel zij daar zeer goed in hadden kunnen worden ondergebracht. Deze stukken zijn door mij niet opgenomen in de correspondentie, omdat ze ontbreken in de toegangen, zie opmerking onder 2.b. Speciale vermelding verdienen hier de series bouw- en hinderwetvergunningen, welke van 1905 af doorlopen tot aan 1971, en waarop de huidige administratie m.b.v. een tekst-automaat verschillende toegangen bezit. Het leek mij niet wenselijk dit systeem te doorbreken, zeker niet eerdat een algehele inventarisatie heeft plaatsgevonden van het gemeentearchief van Jutphaas tot 1971. Zodoende wordt in de inventaris met een apart nummer de plaats van deze stukken in het archief aangegeven, onder het hoofd "semi-statisch".
C. Andere stukken. Wat deze categorie betreft slechts enkele opmerkingen. De notulen van B&W konden toevalligerwijs binnen de periodisering worden opgenomen, de notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad zijn opgenomen t/m 1935. Het archief van de ambtenaar van de burgerlijke stand hoewel de ambtenaar van de burgerlijke stand formeel gezien géén gemeentearchief vormt, is uit praktische overwegingen ervoor gekozen de "burgerlijke stand" in de inventaris te plaatsen naast de bevolkingsadministratie.

Binnen de correspondentie uit de periode 1814-1929 is een driedeling te maken: 1. 1814-1909: In deze periode worden alle ingekomen stukken, en vanaf 1876 tevens afschriften/minuten van uitgaande stukken per jaar gebundeld in pakken, soms m.b.v. een alfabetische trefwoordenindeling, maar meestentijds chronologisch.
2. ca. 1910-ca. 1919: In deze periode begon men met dossiervorming volgens een rubriekenstelsel.
3. ca. 1920-ca. 1929: In deze periode gebruikte men een aanzienlijk uitgebreider rubriekenstelsel.

Deze driedeling van de correspondentie werpt verschillende problemen op:
I. De drie blokken zijn chronologisch niet geheel haarscherp afgescheiden. Incidenteel komen in de rubriekenstelsels stukken voor, waarvan de datering vóór of na de invoering van het betreffende stelsel ligt. Omdat dit slechts sporadisch voorkomt, en de indeling door de administratie bewust is gehanteerde stukken zijn volgens het systeem van het stelsel geïncorporeerd en in de toegangen opgenomen (agenda's, indicateurs), heb ik ervoor gekozen deze indeling te handhaven, en de afwijkende jaartallen in de inventaris te vermelden.

II. De indeling van de rubriekenstelsels was soms onevenwichtig, en in strijd met het opgelegde systeem. Hier is zoveel mogelijk gecorrigeerd aan de hand van het systeem.

III. Het gebruik van 3 verschillende systemen en nog een rubriekenindeling van stukken, welke buiten de correspondentie zijn gebleven is misschien niet erg gebruikersvriendelijk. Sommige inventarisatoren hanteren in deze een zeer drastisch systeem, door alle verschillende systemen van correspondentie uiteen te halen, en volgens een nieuwe rubriekenindeling te ordenen. Hoewel het resultaat hiervan voor de gebruiker van de inventaris zonder twijfel overzichtelijker is, blijft er van de historisch gegroeide structuur van het archief niets over, en maakt men op deze wijze alle door de administratie vervaardigde toegangen (agenda's, indicateurs) onbruikbaar. Tevens dient men te bedenken, dat in de notulen nogal eens verwezen wordt naar de rubrieksnummeringen: ook deze belangrijke connectie verdwijnt op deze wijze. Ik heb gekozen voor het intact laten van de structuur, met toevoeging van een gebruikersaanwijzing aan de inventaris.

IV. De plaatsing van de rubriekenstelsels in de inventaris: de dossiers/omslagen van de rubriekenstelsel zouden in de inventaris kunnen worden ondergebracht in de rubrieken van de stukken betreffende bijzondere onderwerpen. Hoewel dit misschien voor de hand lijkt te liggen, heef t dit verschillende nadelige aspecten:
a. er zijn 2 rubriekenstelsels van verschillend "kaliber". Deze sluiten weliswaar chronologisch op elkaar aan, maar kunnen door inhoudelijke verschillen toch niet naast elkaar geplaatst worden,
b. De zichtbare structuur van de rubriekenstelsels verdwijnt bij het opgaan in de stukken betreffende bijzondere onderwerpen. De best denkbare oplossing scheen mij toe de rubriekenstelsels als één geheel op te vatten, als een coherent systeem, en onder te brengen bij de stukken van algemene aard. Resumerend kan gesteld worden, dat het voorkomen van deze rubriekenstelsels, en de door mij gekozen oplossing zeker problemen opwerpt, maar als alternatief lijken mij slechts 2 nogal drastische werkwijzen te bestaan:
a. het onder III genoemde herordenen,
b. het afsluiten van het archief bij ieder rubriekenstelsel, waardoor zeker geen overzichtelijkheid zal worden bereikt, vooral omdat de stelsels van zeer korte duur zijn. Bij beschrijving van de dossiers in de rubriekenstelsels is afgezien van weergave van een redactionele en uiterlijke vorm. Omdat alle beschrijvingen binnen de rubriekenstelsels hierin identiek zouden zijn, zou dit geen wezenlijke informatie opleveren, en is daarom achterwege gelaten. Aan de over het algemeen geconstateerde te geringe raadpleegbaarheid van de correspondentie is geprobeerd tegemoet te komen door het vervaardigen van een aantal nadere toegangen op de correspondentie. Zie hiervoor de bijlagen.

Waar nodig zijn in de inventaris toelichtende opmerkingen opgenomen. Bij het gebruik van de term "algemeen" in de verschillende rubrieken, is ervan uitgegaan, dat de daarop volgende kopjes een verbijzondering van het algemene impliceren.