Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Dit is der stat copiboec. Int jaer ons Heren 1395.. doe wert dit boec ghescreven ende ghemaket, daerin bescreven staen alrehande previlegiën ende vriheden, die de stat vercreghen heeft enz., register van charters over 1040-1477, gemerkt B, aangelegd in 1395
NB:
In een raadsbesluit van O.L.V. avont Lichtmis 1525 wordt dit boek genoemd ‘der stadt besloten copieboeck.’ Ook in de aanteekeningen van Dr. C. Booth (ca. 1650) wordt het nog geciteerd als in het stadsarchief aanwezig. Op den band staat echter geschreven: ‘Anno 1699. Constat fl. 12-0-0’; toen was het dus in partikulier bezit. Denkelijk is het een der ‘twee oude stadtsregisters van den jare 1300 en daaromtrent, op pergament geschreven’, die aan Corn. Van Alkemade in 1714 ‘casuelijck ter handen gevallen’ waren nadat ze ‘voor eenige jaren de stad ontvreemt’ waren, en die door Van Alkemade bij missive van 20 februari 1714 aan de vroedschap werden vereerd. (Vroedschapsresolutie 26 febr., 26 mrt. 1714). Deze gissing is zeker: immers Alkemade's brief spreekt van ‘twee met de hand op pergamene blaaden geschreve oude boeken van den jare 1300 en daaromtrent, de eene behelsende de verkregen voorregten der stad Uitregt, en de andere de halsstraffelijke vonnissen.’ (Register van ontvangen brieven der stad 1709-1717, Stadsarchief 1577-1795, inv.nr. 162). Met het tweede register wordt blijkbaar bedoeld inv.nr. 226 of 227.