In november 1974 werd door de regenten der Nederduitsche Hervormde Gemeentescholen het grootste gedeelte van het archief van deze scholen - inclusief enkele gedeponeerde archieven - aan de Gemeentelijke Archiefdienst in bewaring gegeven. Welke datum men daarbij heeft aangehouden als "grens" voor de overbrenging is niet duidelijk. Ook een aanvulling op het archief, die in september 1979 aan de Gemeentelijke Archiefdienst in bewaring is gegeven, geeft geen duidelijke einddatum aan. Aangezien echter bij de gedeponeerde archieven het vrij complete archief van de Vereniging tot Stichting en Instandhouding van Christelijke Scholen zat, welke Vereniging in 1961 in de Nederduitsche Hervormde Gemeentescholen is opgegaan, heb ik bij de inventarisatie deze datum als einddatum genomen. Stukken van latere datum trof ik praktisch niet aan, wel werd duidelijk dat er grote leemtes in het archief zaten. Deze leemtes konden grotendeels worden opgevuld met de tweede aanvulling op het archief, die op 14 april 1983 aan de Gemeentelijke Archiefdienst in bewaring werd gegeven. Wat niet werd noch zal worden overgebracht, zijn de persoonsdossiers. De Stichting Protestants-Christelijk Onderwijs, waarin de Ned. Herv. Gemeentescholen in 1981 zijn opgegaan, zal zelf voor de vernietiging van deze dossiers, waarbij een termijn van tenminste 75 jaar wordt aangehouden, zorgdragen.

In totaal besloeg het archief ongeveer 18 meter; nu, na inventarisatie, beslaat het 13 meter. Van deze vijf meter verschil besloeg ongeveer drie meter salariskwitanties en gewone kwitanties. Alle salariskwitanties waren ouder dan dertig jaar, alle gewone kwitanties ouder dan tien jaar; in overleg met de Stichting P.C.O. zijn al deze kwitanties dan ook vernietigd. Hierbij zij opgemerkt dat de salariskwitanties die nog niet ouder zijn dan dertig jaar, nog op het bureau der scholen berusten. Deze zullen te zijner tijd door de Stichting P.C.O. zelf vernietigd worden. Behalve de kwitanties zijn ook vernietigd de vele dubbele bouwtekeningen en bestekken die in het archief werden aangetroffen. Ook andere dubbele archiefstukken, zoals bijvoorbeeld notulen en jaarverslagen, met name uit de jaren '50 van deze eeuw, werden vernietigd. Uiteraard gebeurde dit alles na overleg met de Stichting P.C.O.

Reeds in 1978 is een poging gedaan het archief der Ned. Herv. Gemeentescholen te inventariseren. Hiervan trof ik echter slechts een voorlopige nummering van de stukken, die in 1974 zijn overgebracht, aan. Bij de beschrijving van de stukken bleek, dat men nauwelijks kon spreken van een oude orde. Slechts de notulen, de kopieboeken van uitgaande stukken en de jaarrekeningen stonden grotendeels bij elkaar, doch niet in de goede volgorde. De rest van het archief lag flink door elkaar; de gedeponeerde archieven waren niet van elkaar, noch van het "hoofdarchief" te onderscheiden. Over het algemeen was van de afzonderlijke archiefstukken wel duidelijk tot welk archief deze behoorden, slechts enkele waren helemaal niet te plaatsen. Deze stukken zijn in de inventaris opgenomen onder de titel "Stukken waarvan het verband met geen der archieven duidelijk is". Enkele andere stukken waren wel te traceren, doch daarvan bleek dat deze in geen der archieven thuishoorden. Deze stukken zijn in de inventaris opgenomen onder de titel "Stukken die geen verband met een der archieven hebben".

Bij de inventarisatie stuitte ik op twee problemen. Het eerste betrof de Burgerscholen. Zoals hiervoor is beschreven, werden in 1943 de regentencolleges van de Ned. Herv. Gemeentescholen en de Burgerscholen gecombineerd *  , nadat van beide colleges verschillende regenten waren afgetreden. Sindsdien werden notulen en jaarverslagen ook gecombineerd; de rest van de administratie was in principe gescheiden (art. 36 van het Huishoudelijk Reglement voor de Algemene Kerkeraad uit 1943 zegt slechts, dat het beheer over de Gemeentescholen en de Burgerscholen "afzonderlijk" wordt gevoerd; dit sluit een gecombineerde administratie echter niet uit). Vooral de gecombineerde notulen en jaarverslagen maakten het moeilijk, het archief van de Burgerscholen als een zelfstandige en dus in een aparte inventaris op te nemen eenheid te beschouwen. Ook het praktische element verzette zich hiertegen. Om deze redenen heb ik het archief van de Burgerscholen als gedeponeerd archief in de inventaris opgenomen.

Het tweede probleem betrof het archief van de Hulpvereeniging Utrecht van de Vereeniging voor Christelijk Nationaal Schoolonderwijs. Dit is als gedeponeerd archief bij het archief van de Vereniging tot Stichting en Instandhouding van Christelijke Scholen, bij de Nederduitsche Hervormde Gemeentescholen gekomen. In feite is ook dit archief niet als gedeponeerd te beschouwen. Uit de notulen van de bestuurs- en de ledenvergaderingen van zowel de Hulpvereeniging als de Vereniging tot Stichting en Instandhouding van Christelijke Scholen blijkt namelijk, dat de Hulpvereeniging in 1907 wel de eigendom van haar school en onderwijzerswoning aan de Vereniging t.S.e.l.v.C.S. heeft overgedragen, maar niet zichzelf daarbij heeft opgeheven. Dat gebeurde een jaar later door een wijziging in het Huishoudelijk Reglement van de Hoofdvereeniging. Uit de notulen blijkt verder, dat in het bestuur van de Vereniging t.S.e.l.v.C.S. vanaf april 1907 alle leden van het bestuur der Hulpvereeniging zitten. Dit zal er ongetwijfeld toe hebben bijgedragen, dat het archief van de Hulpvereeniging bij de Vereniging t.S.e.l.v.C.S. terecht is gekomen. Ondanks het feit dat het archief van de Hulpvereeniging dus eigenlijk als een zelfstandig geheel geïnventariseerd zou moeten worden, heb ik hiervan afgezien, vooral vanwege de eenheid in het totale archief.

De plaatsing van de gedeponeerde archieven is chronologisch, waarbij de gedeponeerde archieven van de gedeponeerde archieven (de archieven van de Godsdienstige Bibliotheek en de Hulpvereeniging Utrecht) direct achter de bijbehorende archieven zijn geplaatst. Het archief bevat geen stukken die niet openbaar zijn. De in het archief aangetroffen tekeningen, foto's en affiches zijn naar de afdeling Prentenverzamelingen overgebracht. Een lijst van dit materiaal is als bijlage 4 in deze inventaris opgenomen. De overige bijlagen spreken mijns inziens voor zich, waarbij zij opgemerkt, dat geen lijst van bestuursleden van de Godsdienstige Bibliotheek is opgemaakt vanwege de onvolledigheid van het betreffende archief.

Graag wil ik hierbij allen, die mij bij het samenstellen van deze inventaris hebben bijgestaan, hartelijk danken.

Utrecht, augustus 1983.

I. Geurs