Onder rollend materieel wordt verstaan alles wat over spoorrails rijdt. Dit kan worden verdeeld in een aantal categorieën. Allereerst het materieel dat voor de voortbeweging zorgt. In spoortermen zijn dat de krachtvoertuigen, onder te verdelen in stoomlocomotieven, locomotoren en diesel-electrische en electrische locomotieven. Daarnaast kan het zgn. reizigersmaterieel worden onderscheiden: al het materieel dat gebruikt wordt om personen en reizigers te vervoeren. Tot het oudste reizigersmaterieel worden de rijtuigen gerekend die achter de stoomlocomotieven reden. Later kwamen er rijtuigen die achter electrische en diesel-electrische locomotieven reden. Verder is er nog het zelfvoortbewegend reizigersmaterieel: de electrische treinstellen zoals de Blauwe Engelen, de Hondekop of de Koploper, en de diesel-electrische treinstellen.

De laatste categorie is het goederenmaterieel. Dat zijn de wagens om goederen te vervoeren. Dit is weer verder verdeeld in het materieel dat eigendom is van de spoorwegmaatschappijen, en materieel dat eigendom is van particulieren. Een deel van de goederenwagens van de spoorwegmaatschappijen wordt verhuurd aan particulieren die iets willen laten vervoeren. Er zijn voor de verschillende goederen verschillende type wagens: koelwagens, zandwagens, ketelwagens, platte wagens etc. De spoorwegmaatschappijen hadden ook wagens die ze voor hun eigen werkzaamheden nodig hadden, het zogenaamde Dienstmaterieel. Het particuliere materieel is dus geen eigendom van de spoorwegmaatschappijen, maar het beheer en het onderhoud was wel aan de spoorwegmaatschappijen uitbesteed.

Alleen de maatschappijen die zelf ook exploiteerden, beschikten over rollend materieel. Voor het beheer en onderhoud van dit materiaal was bij elke afzonderlijke maatschappij een aparte dienst verantwoordelijk, meestal dienst van Tractie en Materieel genaamd. Om dat beheer mogelijk te maken hadden de maatschappijen tekeningen nodig. Deze tekeningen kwamen voor een deel van de fabriek die het betreffende materieel leverde. Ook de diensten zelf maakten tekeningen, bijvoorbeeld van wijzigingen die ze aanbrachten, of van materieel (zoals rijtuigen en wagens) dat ze zelf bouwden. Deze tekeningen werden door de Diensten van Tractie en Materieel bewaard.

Wanneer de exploitatie van spoorlijnen werd overgenomen van de ene maatschappij door de andere, werd ook het materieel overgenomen, met de bijbehorende tekeningen. Deze tekeningen werden dan weer opgenomen in het tekeningenarchief van de nieuwe maatschappij. Toen de HSM en de MtEvSS gingen samenwerken in de belangengemeenschap, werden in 1923 ook de beide tekeningenarchieven samengevoegd. Er kwam toen een aparte afdeling die te tekeningen ging beheren. Elke maatschappij had zijn eigen manier om de tekeningen op te bergen en weer terug te vinden. Ze gebruikten elk hun eigen methode om de tekeningen te nummeren. De nummering van de HSM bestond uit een getal met daarachter de letters AGB of BW. AGB stond op tekeningen die in het administratiegebouw (hoofdgebouw) zijn gemaakt, BW op tekeningen uit de werkplaats in Haarlem. Deze code BW wordt nu nog steeds in Haarlem gebruikt. De MtEvSS had de tekeningen over lades verdeeld en binnen lades kregen ze een nummer van meestal 4 cijfers. Bij het weergeven van deze codes is het woord lade weggelaten. 1No1234 staat voor Lade 1 nummer 1234.

De NRS gebruikte de code Arch. Ing. der Maat. kastno 103 nr. 2103, en de NCS een code die erg lijkt op die van de MtEvSS. De NB DS gebruikte geen code. In 1923 is de NS begonnen met een systeem bestaande uit een letter en daarna een getal. Allereerst werden de letters L (voor locomotief) VP (voor personenmaterieel) VD (voor dienstmaterieel) en VG (voor goederenmaterieel) gebruikt voor het eigen materieel en PM voor het particulier materieel. De eerste twee cijfers van het getal gaven de serie van het afgebeelde materieel weer. In de loop der tijd zijn er meer letters gebruikt, en kwam er een 6 cijferige code achter. Deze nummering van de NS is in de jaren 1970 ingrijpend gewijzigd. In 1973-1975 is een nieuw systeem ontwikkeld, bestaand uit een 9 cijferige code. De eerste twee cijfers geven een hoofdgroep weer, die weer verdeeld is in een ondergroep, de volgende twee cijfers, en die weer in een subgroep, de cijfers 5 en 6. De laatste 3 cijfers geven een telnummer aan de tekening. De hoofd-, onder-, en subgroep zijn op de gebruikte techniek gebaseerd. De aanduiding op welk materieel deze tekening betrekking heeft komt niet meer in het tekeningnummer tot uiting, dat is weergegeven in de database die de tekeningen ontsluit.

Er zijn vrij veel tekeningen bewaard gebleven, steeds van het ene archief naar het andere overgaand. De oudste tekeningen zijn de tekeningen van stoomlocomotieven van de HSM uit 1846. De meeste tekeningen zijn een zogenaamd algemeen plan: er staan een aantal aanzichten en doorsneden op. Echte detailtekeningen zijn bijna niet overgeleverd. In de jaren '50 is in het tekeningenarchief van de NS stevig geschoond. Alle tekeningen van materieel dat niet meer reed, voornamelijk het stoom-materieel, zijn daarbij overgedaan aan het het Spoorwegmuseum. Ze zijn eind jaren '50 beschreven door Prof. dr.ir. A.D. de Pater. Later zijn deze tekeningen bij het Historisch Archief van de NS terecht gekomen. De tekeningen zijn toen opnieuw beschreven en opeenvolgend voorzien van een H-nummer. De hoofdindeling van deze beschrijving, in agenda's verdeeld, is dezelfde als die van Prof. De Pater. Deze hoofdindeling, de agenda's, is de basis geweest voor de huidige inventarisatie.

Bij deze inventarisatie is bij bijna eenderde van de tekeningen (31,45 %) een stempel van het Spoorwegmuseum aangetroffen. In de inventaris zijn alle tekeningen met een voormalig H-nummer met een asterisk () aangegeven, de tekeningen met een stempel zijn van een dubbele asterisk () voorzien. Al deze tekeningen zijn het eigendom van het Nederlands Spoorwegmuseum te Utrecht. Van de overige tekeningen was al een groot deel aanwezig, maar hing ongeïnventariseerd in de kast. Ze waren opgeborgen op het nummer dat de NS had toegekend. Het betreft hier voornamelijk tekeningen van personen- en goederenmaterieel. Daarnaast bevonden zich in dit bestand ook detailtekeningen van de stoomlocomotief-serie 3700. Lopende de projectperiode van het project Historisch Archief NS (HANS) zijn nog ongeveer 1000 andere tekeningen geacquireerd, voornamelijk van personen- en goederenmaterieel. Ook de detailtekeningen (circa duizend in getal) van het elektrisch materieel 1954 (de Hondekop) zijn in deze periode geacquireerd.

De tekeningen zijn geordend op maatschappij, die het betreffende materieel in gebruik heeft genomen. Binnen deze hoofdordening volgt een ordening op eerst locomotieven, dan personenmaterieel, dienstmaterieel, goederenmaterieel, (eventueel) particuliere materieel, lokaaltreinmaterieel, trammaterieel en tot slot de rubriek diversen. In deze laatste rubriek zijn tekeningen ondergebracht die nergens anders konden worden geplaatst.

Binnen de rubrieken locomotieven en personenmaterieel zijn de tekeningen op (oorspronkelijk) nummer van het materieel geordend. Waar nodig is eerst nog een onderverdeling gemaakt in stoom-, elektrisch- en diesel- elektrisch-materieel. Het dienstmaterieel en het goederenmaterieel is zoveel mogelijk geordend in de volgorde zoals die door de NS gebruikt is in de materieelparken (zie bijlage 2). Het materieel waar geen nummer van bekend is, komt telkens achteraan in de rubriek. Bij het goederenmaterieel is dit vervolgens weer zoveel mogelijk geordend op tonnage en radstand.

In deze inventaris wordt per tekening aangegeven wat daarop is weergegeven, gevolgd door het jaartal waarin de oorspronkelijke tekening is gemaakt. Alleen het jaar van de laatste wijziging is weergegeven (achter "laatste wijziging"). Hoeveel wijzigingen er in totaal zijn geweest, wordt in deze inventaris niet aangegeven. Het woord "van", gevolgd door een firmanaam, geeft aan dat het betreffende materieel eigendom was van die firma. Deze aanduidingen zijn voornamelijk te vinden bij het particuliere materieel. Het woord "door" gevolgd door een fabrieksnaam geeft aan dat de tekening gemaakt is door de betreffende fabriek.

Na de laatste wijziging volgt de aanduiding van het medium waarop de informatie is opgeslagen, ofwel de drager. Calques zijn tekeningen op doorschijnend materiaal (polyester of dun linnen), waar een afdruk van kan worden gemaakt. Deze afdruk wordt, afhankelijk van het chemisch proces dat hierbij wordt gebruikt, aangeduid met de termen blauwdruk, bruindruk of lichtdruk. Wanneer er in de inventaris niets staat vermeld over de drager, betreft het een originele tekening op karton of papier, of een opgeplakte calque (die dan ook niet als calque gebruikt kan worden).

De getallen die aan het eind van de beschrijvingen staan vermeld, hebben betrekking op de nummers die door de fabrikanten en de spoorwegmaatschappijen aan de tekeningen zijn toegekend. Deze nummers werden gebruikt om naar de tekeningen te verwijzen in de correspondentie, of om bij een wijziging te kunnen verwijzen naar de vorige tekening. Tussen accolades { } staat in voorkomende gevallen het nummer dat de fabriek aan die tekening heeft toegekend; tussen ronde haken ( ) staan de nummers die de maatschappijen aan de tekeningen hebben gegeven.