Het team Inspectie van Het Utrechts Archief houdt toezicht op de informatiehuishouding van overheidsorganen in Utrecht en Nieuwegein. In de geactualiseerde producten- en dienstencatalogus die zojuist is gepubliceerd, beschrijven we de werkprocessen van Het Utrechts Archief als toezichthouder.

Werkprocessen toezichthouder
Het Utrechts Archief gaat toe naar een standaard ‘ratio’ en bekostigingssystematiek voor dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met andere archiefdiensten en besturen van overheidsorganen. Een producten- en dienstencatalogus (PDC) is een methode om de reikwijdte van de werkzaamheden te benoemen en voor iedereen duidelijk te maken hoe Het Utrechts Archief de werkzaamheden invult. Deze versie van de PDC beschrijft de werkzaamheden van de gemeentearchivaris als toezichthouder.

Wat is een PDC?
De PDC als begrip heeft bij de lokale overheid een plek gekregen in de zgn. informatiearchitectuur. Een PDC wordt gebruikt om de werkprocessen van een gemeente, waterschap of andere overheid in kaart te brengen en ‘kanaalonafhankelijk aanbod’ te sturen. Hierdoor maakt het geen verschil of mensen met de gemeente communiceren via de website, de balie, de telefoon, e-mail, of de postkamer. De PDC maakt hiermee deel uit van de digitaliseringstrategie van een overheidsorgaan.

Archiefinstellingen zoals Het Utrechts Archief gebruiken in een PDC dezelfde ‘taal’ als de (lokale) overheden, om op hun praktijk aan te kunnen sluiten. Het doel van de PDC is hier om te dienen als onderlegger voor een DVO met een overheidsorgaan of met een andere archiefinstelling, waarin we afspraken maken over het toezicht en archiefbeheer dat Het Utrechts Archief voor ze uitvoert.

De nieuwe PDC vindt u hier.