De functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van Het Utrechts Archief is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en ziet erop toe dat de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming is met de privacywetgeving en de AVG.


Doeleinden

U deelt op verschillende plekken en voor verschillende doeleinden persoonsgegevens met ons. Wij maken daarbij onderscheid in de volgende verwerkingen:

  • Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze online dienstverlening of een bezoek aan onze website;
  • Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening in de studiezaal;
  • Persoonsgegevens die zich bevinden in de archiefbescheiden die door HUA duurzaam worden bewaard en voor onderzoeksdoeleinden ter beschikking kunnen worden gesteld aan het publiek;
  • Persoonsgegevens die worden verwerkt naar aanleiding van een bezoek aan onze tentoonstellingen of activiteiten. 

Persoonsgegevens die worden verwerkt naar aanleiding van een bezoek aan een van onze locaties

Het Utrechts Archief beschermt uw veiligheid en uw en onze eigendommen onder andere via cameratoezicht in de gebouwen op de Hamburgerstraat en de Alexander Numankade. De beelden van deze camera's worden automatisch vernietigd na maximaal 28 dagen en alleen indien nodig ingezien door daartoe geautoriseerd personeel. Het kan voorkomen dat wij in verband met verdachte omstandigheden bepaalde camerabeelden langer bewaren. 


Uw persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze online diensten

De website van Het Utrechts Archief is gebouwd door Picturae in Joomla en ontworpen door Pony Design Club. Het grootste deel van de collectie van Het Utrechts Archief wordt getoond via de interface van De Ree Archiefsystemen. De aard, actualiteit en toegankelijkheid van de informatie op onze website heeft voortdurend onze aandacht.
De via deze website verkregen persoonsgegevens worden tot een minimum beperkt en alleen gebruikt op de wijze zoals omschreven in deze privacyverklaring. Het Utrechts Archief draagt zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van persoonsgegevens via de website. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie of taak toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Google Analytics

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service van Google. Google Analytics maakt gebruik van “cookies” om de website te helpen analyseren. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u deze website gebruikt en deze te verbeteren. Google mag deze informatie alleen aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Bekijk voor meer informatie de uitleg van Google. Er is een bewerkersovereenkomst met Google gesloten, het laatste octet van het IP-adres wordt gemaskeerd, de optie 'gegevens delen' is uitgezet en er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Als u het script van Analytics wilt blokkeren dan kunt u een opt-out plug-in voor Google Analytics downloaden. Met deze plug-in telt uw bezoek niet meer mee in de statistieken.

Online diensten

Voor enkele online diensten zoals een archiefstuk aanvragen, een archiefstuk laten digitaliseren, een kaartje reserveren voor een activiteit of een vraag stellen via ons forum, vragen we persoonsgegevens aan u. Hiermee kunnen we u beter van dienst zijn. We bewaren ze niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u uw gegevens verstrekt en zo lang als de wet ons verplicht persoonsgegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, kan per doel verschillen. 

Social media

Op onze website staan de volgende social media plug-ins: Facebook, Twitter, Instagram en Youtube. Wij hebben geen invloed op de wijze waarop deze platforms omgaan met persoonsgegevens en verwijzen daarvoor naar de desbetreffende privacy statements. 

Gebruikersonderzoek

In de periode 16 mei 2022 t/m 1 augustus 2022 werken we samen met Daily Creations aan onze online omgeving. Daily Creations gebruikt onder andere de dienst Hotjar om de behoeften van onze gebruikers beter te begrijpen en om onze online service en ervaring te optimaliseren. Hotjar is een technologiedienst die ons helpt de ervaring van onze gebruikers beter te begrijpen (bijvoorbeeld hoeveel tijd ze besteden aan welke pagina's, welke links ze kiezen) klikken, wat gebruikers wel en niet leuk vinden, enz.) en dit stelt ons in staat om onze service op te bouwen en te onderhouden met gebruikersfeedback. Hotjar gebruikt cookies en andere technologieën om gegevens te verzamelen over het gedrag van onze gebruikers en hun apparaten. Dit omvat een het IP-adres van het apparaat (verwerkt tijdens uw sessie en opgeslagen in een geanonimiseerde vorm), schermgrootte van het apparaat, apparaattype (unieke apparaat-ID's), browserinformatie, geografische locatie (alleen land) en de voorkeurstaal die wordt gebruikt om onze website weer te geven. Hotjar slaat deze informatie namens ons op in een gepseudonimiseerd gebruikersprofiel. Hotjar is contractueel verboden om namens ons verzamelde gegevens te verkopen.

Raadpleeg voor meer informatie het gedeelte 'about Hotjar' op de ondersteuningssite van Hotjar.

 


Uw persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening in onze studiezaal

Het Utrechts Archief beheert diverse archieven van rijks-, provinciale en lokale overheden, particuliere organisaties en kerkgenootschappen, alsmede collecties van privépersonen. Dagelijks ontvangen wij verzoeken tot inzage in archieven.
Om archiefstukken aan u ter inzage te kunnen geven, om uw vragen te kunnen beantwoorden, of om bijvoorbeeld scans of kopieën van openbare (en niet-openbare) documenten op uw verzoek ter beschikking te stellen, hebben wij persoonlijke gegevens van u nodig.
Uiteraard worden uw gegevens zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld. Wij bewaren deze persoonsgegevens in een beveiligde omgeving en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u uw gegevens verstrekt.
Uw gegevens zijn alleen in te zien door personen die daartoe geautoriseerd zijn uit hoofde van hun functie. Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden.


Uw rechten en vragen

Indien u wilt weten welke persoonsgegevens Het Utrechts Archief van u heeft vastgelegd in de bezoekersadministratie, dan kunt u daartoe een verzoek indienen (recht van inzage). U kunt ook vragen om uw gegevens uit onze bezoekersadministratie te laten verwijderen indien daarvoor gegronde redenen zijn (recht van vergetelheid). Mochten wij uw gegevens onjuist of onvolledig hebben vastgelegd, dan kunt u een verzoek indienen om uw gegevens te wijzigen (recht op rectificatie).

Voor een nadere toelichting op deze rechten verwijzen wij u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen en verzoeken in verband met bovengenoemde rechten kunt u schriftelijk indienen bij:

Het Utrechts Archief
Ter attentie van coördinator dienstverlening
Postbus 131
3500 AC Utrecht
Of per mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Voordat wij uw verzoek in behandeling nemen, dient u zich persoonlijk te identificeren. Binnen 4 weken ontvangt u van ons een reactie op uw verzoek.


Persoonsgegevens in archieven 

Een groot deel van de archieven die beheerd en bewaard worden door Het Utrechts Archief is openbaar toegankelijk. Voor een klein deel zijn openbaarheidsbeperkingen vastgesteld. In dat geval zijn deze archieven of archiefbescheiden niet (online) te raadplegen en slechts onder strikte voorwaarden beperkt ter inzage op onze studiezaal. Vaak heeft de beperkte openbaarheid te maken met de privacy van betrokkenen die voorkomen in de archiefbescheiden.

Voor overheidsarchieven of archieven die bewaard worden op grond van ’het algemeen belang’ en/of voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek gelden afzonderlijke regels als het gaat om rechten van betrokkenen. Het gaat daarbij om persoonsgegevens van betrokkenen die nog in leven (kunnen) zijn. Dit kunnen algemene, bijzondere of strafrechtelijke gegevens zijn.  Het is bijvoorbeeld niet zonder meer mogelijk om uw gegevens uit deze archieven te laten verwijderen of correcties daarop aan te laten brengen. U kunt wel een verzoek indienen om een eigen visie of aanvulling toe te voegen.
‘Bijzondere persoonsgegevens’ worden in de AVG als volgt omschreven:

• Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt;
• Persoonsgegevens waaruit politieke opvattingen blijken;
• Persoonsgegevens waaruit religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
• Persoonsgegevens waaruit het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt;
• Gegevens over gezondheid;
• Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
• Genetische gegevens en biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon.

Het Utrechts Archief heeft passende maatregelen en procedures vastgesteld om de privacy van betrokkenen te waarborgen. Archiefstukken die algemene persoonsgegevens bevatten, zijn in principe gewoon raadpleegbaar. Voorop staat dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet wordt geschaad.
Voor archiefstukken waar een openbaarheidsbeperking op rust, gelden strikte voorschriften. Een verzoek tot inzage nemen wij alleen in behandeling wanneer dit voorzien is van een heldere schriftelijke motivatie, waarbij tevens sprake is van een van de volgende omstandigheden:

• Een uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens worden verstrekt;
• Bijzondere persoonsgegevens van een persoon die door hem- of haarzelf al eerder openbaar zijn gemaakt;
• Voor de bijzondere persoonsgegevens van een overleden persoon moet een bewijs van overlijden worden getoond;
• De betreffende archiefbescheiden zijn noodzakelijk als juridisch bewijsstuk.

In het belang van wetenschappelijk of historisch onderzoek kunnen onderzoekers inzage krijgen in beperkt openbare archiefstukken, zonder dat de betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage hebben verleend. In dat geval moet wel aan alle onderstaande voorwaarden zijn voldaan:

• De verwerking is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek;
• Het vragen van uitdrukkelijke toestemming dan wel het tonen van een bewijs van overlijden is onmogelijk of vergt een onevenredige inspanning;
• Bij de uitvoering van het onderzoek kunnen genoeg garanties worden gegeven dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) niet onevenredig wordt geschaad. 

Het Utrechts Archief is zorgvuldig te werk gegaan met persoonsgegevens uit de oorlogsbronnen. Conform de geldende privacyregels van de AVG publiceren wij in de meeste gevallen alleen gegevens van personen van wie we zeker weten dat ze zijn overleden. In een klein aantal gevallen hebben we persoonsgegevens gedeeld van mensen die mogelijk nog in leven zijn. We delen alleen gegevens van personen als wij verwachten dat de privacy van deze personen niet tot nauwelijks wordt geschaad. Wanneer een bron bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens bevat van nog mogelijk levende personen zal de bron niet online beschikbaar zijn.

Gegevens over mogelijk nog levende personen mogen alleen worden gebruikt voor historisch (waaronder genealogisch), wetenschappelijk of statistisch onderzoek conform AVG art. 5.1b.

In sommige gevallen is het mogelijk om een scan persoonlijk op te vragen per e-mail. U krijgt dan alleen inzage in op grond van de AVG toonbare delen van de scan

Voor inzage in een dossier of documenten van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren, hoeft doorgaans geen bewijs van overlijden te worden overgelegd, tenzij door de archiefvormer of bevoegd archivaris anders is bepaald.
 

Vragen?

Heeft u nog vragen over het privacy-beleid van Het Utrechts Archief, neem dan gerust contact met ons op via: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.