Om de beoogde aansluiting in 2017 te verkennen, is Het Utrechts Archief samen met de Gemeente Nieuwegein een verkennende pilot gestart. Deze pilot zal naar verwachting in 2016 worden afgerond.

Aandachtspunten

De pilot betreft het op hoofdlijnen in kaart brengen van de metagegevens in het zaaksysteem van Nieuwegein en het opstellen van afspraken voor procedurele en technische overbrenging van informatie naar het e-Depot. Hiervoor zijn twee voorbeelddossiers overgebracht. Het eerste dossier heeft een ‘platte’ structuur en het tweede een hiërarchische structuur. In de pilot werden de volgende aandachtspunten en vragen behandeld:

Bestanden
Wat zijn de eisen voor de aangeleverde bestanden? Aan welke standaarden moet de gemeente Nieuwegein voldoen en hoe kan het RMA van Nieuwegein hierin voorzien?

Metagegevens
Wat zijn de inhoudelijke eisen voor de metagegevens als rekening gehouden wordt met handhaving van de dossierstructuur van Nieuwegein? De metagegevens worden getoetst aan de hand van ToPX, de XML versie van het Toepassingsprofiel TMLO.

Opslagformaten
In welk formaat moeten de bestanden en hun metagegevens worden opgeslagen voor controle en inname?

Overdracht omgeving
Welke eisen zijn er voor de omgeving en procedures met betrekking tot overdracht? Moet dit op een server of met een externe schijf en hoe controleert de gemeente op data-integriteit?

De beschikbaarstelling en raadpleging van het digitale archief na overdracht valt niet binnen scope. Het project kan wel wensen vanuit Nieuwegein opleveren voor de wijze waarop het overgedragen archief wordt aangeboden.

Contact avatar

Heeft u vragen over het e-depot?

Neem dan contact op met onze informatiemanager Annelot Vijn.

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • 030 – 286 66 11