In een e-depot kan een archiefinstelling archiefmateriaal bewaren, maar het is meer dan dat.Zo zijn goede afspraken nodig met de archiefvormer over bijvoorbeeld metadata en de manier waarop het materiaal wordt aangeleverd. Maar er moeten ook inhoudelijke en technische controles plaatsvinden om vast te stellen of het materiaal goed geordend is of bijvoorbeeld niet beschadigd. De veiligheid, kwaliteit en authenticiteit dienen gegarandeerd te worden. Kortom, het e-depot vraagt een geheel van beleid, processen en procedures. Hierdoor blijft het materiaal voor iedereen duurzaam toegankelijk.


Geschiedenis van e-depot van Het Utrechts Archief

De afgelopen jaren heeft HUA samen met het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra (RHC’s) gewerkt aan een landelijke e-depotvoorziening. In 2015 sloot Het Utrechts Archief als één van de eerste RHC's aan. Helaas heeft de minister in 2018 aangekondigd zich op 01-01-2024 uit de Gemeenschappelijke Regelingen van de RHC’s terug te trekken. Leek het er in eerste instantie op dat de RHC’s nog gebruik konden blijven maken van dit gezamenlijke e-depot, eind 2020 werd duidelijk dat dit niet mogelijk was. En dus moet HUA op zoek naar een nieuwe digitale voorziening. Daarnaast moet de functie van digitale archiefbewaarplaats worden ingebed in de processen en organisatie. Om dit traject goed voor te bereiden en om aan de eisen uit het MJBP te kunnen voldoen is HUA een programma Digitale Duurzaamheid gestart.


Pilots en impactanalyses

De afgelopen jaren heeft Het Utrechts Archief met diverse partners proefgedraaid met deze nieuwe processen en omgeving. In eerste instantie via pilots. Zo is er een onderzoek geweest naar een dataset van de Gemeente Utrecht (Gemeente Utrecht pilot e-depot - Het Utrechts Archief); naar metagegevens van de gemeente Nieuwegein (Pilot e-depot gemeente Nieuwegein - Het Utrechts Archief); duurzaam archiveren van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden in samenwerking met RHC Rijnstreek en Lopikerwaard (Pilot e-depot Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden - Het Utrechts Archief); en heeft HUA een test gedaan met hun documentmanagementsysteem. De metatada is gemapt volgens TMLO en een testset is opgenomen in het e-depot. 

Vanaf 2017 werken we via de methode van een impactanalyse ( Impactanalyse: goede voorbereiding op digitale archivering | Nationaal Archief: een methode ter voorbereiding van een opname in het e-depot. Er zijn intussen trajecten met de gemeente en provincie doorlopen en in 2022 voeren we een impactanalyse met de VRU uit. 


Programmaplan DiDu

Team, programma, aanbesteding 

In het Meerjaren Beleidsplan 2021-2024 (met link) heeft HUA als doel gesteld om in 2024 over volledig werkend e-depot te beschikken ( inclusief de juiste mensen , middelen en hard- en software) Om die grote ambitie vorm te geven is in augustus 2021 het programma Digitale Duurzaamheid gestart onder leiding van kwartiermaker Hans Berende. Doel van dit programma is om een volwaardige digitale archiefbewaarplaats op te zetten, met een nieuwe e-depotvoorziening, processen en mensen, (link programmaplan). De organisatie is en wordt uitgebreid met nieuwe rollen en functies en wordt er een team gevormd. Zo is er begin 2022 een Adviseur Digitale Informatie gestart om het digitale relatiebeheer met de partners op te zetten en wordt verwacht dat er in de loop van 2022 ook een e-conservator aanhaakt, die zich met name met het digitaal atelier en de bitpreservering gaat bezig houden.

Het bestuur Het Utrechts Archief heeft begin 2022 akkoord gegeven op een aanbesteding e-depotvoorziening, als alternatief voor de aansluiting op de e-depotvoorziening van het Nationaal Archief. Vanaf maart wordt gestart met het opstellen van een plan van eisen . Er is een Stuurgroep Digitale Duurzaamheid ingesteld waarin Het Utrechts Archief, gemeente Utrecht en provincie Utrecht deelnemen. Deze stuurgroep stelt het Programma van Eisen vast. 


Toekomst

De rol en functie van het digitale depot zijn constant in ontwikkeling, denk aan ontwikkelingen als Archiving by Design, Common Ground en Bewaren bij de bron. Werken met het e-depot is een nieuwe tak van sport. Hoe men in de toekomst omgaat met digitale overheidsinformatie en wat de rol van het e-depot hierin is, staat niet vast. Richtingen die nu worden gekozen, hoeven niet de definitieve eindoplossing te betekenen. Het kan zijn dat overheden in de toekomst zélf hun digitale informatie gaan bewaren. 

Terug naar het e-depot