Doelstellingen van de pilot

De provincie Utrecht wil in de toekomst aansluiten op het e-Depot. Daarvoor wil de provincie beschikken over goede een digitale informatiehuishouding die geschikt is om in de toekomst haar verantwoordingsfunctie, bedrijfseconomische functie, functie op het gebied van hergebruik en cultuur-historische functie te blijven vervullen. Daarnaast was het doel van de pilot om ervaring op te doen met digitaal archiveren, zowel op inhoudelijk vlak als op het gebied van de samenwerking tussen provincie en Het Utrechts Archief.

Aandachtspunten

In de pilot stonden een aantal vragen centraal:

• In welk opzicht verschillen de metadata-schema’s?

Het metadataschema van documentmanagementsysteem Documentum van de provincie en het landelijke standaardschema verschillen op een aantal cruciale punten. Dit betekent dat dossiers niet zomaar kunnen worden geplaatst in het e-Depot. Enkele verschillen kan de provincie verhelpen door verbeteringen aan het systeem en het uitvoeren van nadere interne afspraken.  

• Hoe werkt het opnemen van bestanden in het e-Depot en welke inspanningen zijn nodig bij de implementatie van het e-Depot?

Met de huidige tools kunnen uit Documentum de documenten en afzonderlijke dossiers met hun metadata alleen handmatig worden geëxporteerd. De provincie beschikt momenteel niet over een module om een volledige export van de metadata uit Documentum te kunnen maken. Deze zal moeten worden aangeschaft of ontwikkeld. Daarnaast is een module nodig om periodiek geautomatiseerde overbrenging te faciliteren.Het is daarnaast nodig gebleken om voor overbrenging ook de structuur van het archief te mappen. 

• Hoe dragen we het belang van het e-Depot en de resultaten van de pilot goed uit?

Een belangrijk effect van de pilot is dat het nieuwe kennis opleverde die noodzakelijk is voor de aansluiting van de provincie Utrecht op een e-Depot. Daarnaast leidt bij het bij provincie Utrecht tot bewustwording van het belang van goede voorzieningen voor informatiebeheer. De pilot leverde ook informatie op over de middelen die een organisatie nodig heeft voor duurzaam digitaal archiefbeheer. Mede op basis van deze informatie werkt Het Utrechts Archief een investeringsplan uit voor de implementatie van het e-Depot als digitale bewaarplaats voor de provincie Utrecht.

Deze pilot werd gesteund door Archief2020. Vraag het volledige rapport aan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.