In een e-depot kan een archiefinstelling archiefmateriaal bewaren, maar het is meer dan dat. Zo zijn goede afspraken nodig met de archiefvormer over bijvoorbeeld metadata en de manier waarop het materiaal wordt aangeleverd. Maar er moeten ook inhoudelijke en technische controles plaatsvinden om vast te stellen of het materiaal goed geordend is en bijvoorbeeld niet beschadigd is. De veiligheid, kwaliteit en authenticiteit dienen gegarandeerd te worden. Kortom, het e-depot vraagt een geheel van beleid, processen en procedures. Hierdoor blijft het materiaal voor iedereen duurzaam toegankelijk.


Geschiedenis van e-depot van Het Utrechts Archief

De afgelopen jaren heeft HUA samen met het Nationaal Archief (HUA) en de Regionaal Historische Centra (RHC’s) gewerkt aan een landelijke e-depotvoorziening. In 2015 sloot Het Utrechts Archief als één van de eerste RHC's aan. Helaas heeft de minister in 2018 aangekondigd zich op 1 januari 2024 uit de Gemeenschappelijke Regelingen van de RHC’s terug te trekken. Leek het er in eerste instantie op dat de RHC’s nog gebruik konden blijven maken van dit gezamenlijke e-depot, eind 2020 werd duidelijk dat dit niet mogelijk was. En dus moest HUA op zoek naar een nieuwe digitale voorziening. Daarnaast moest de functie van digitale archiefbewaarplaats worden ingebed in de processen en organisatie. Om dit traject goed voor te bereiden en om aan de eisen uit het MJBP te kunnen voldoen is HUA een programma Digitale Duurzaamheid gestart.


Pilots en impactanalyses

De afgelopen jaren heeft Het Utrechts Archief met diverse partners proefgedraaid met deze nieuwe processen en omgeving. In eerste instantie via pilots. Zo is er een onderzoek geweest naar een dataset van de Gemeente Utrecht (Gemeente Utrecht pilot e-depot - Het Utrechts Archief); naar metagegevens van de gemeente Nieuwegein (Pilot e-depot gemeente Nieuwegein - Het Utrechts Archief); naar duurzaam archiveren van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden in samenwerking met RHC Rijnstreek en Lopikerwaard (Pilot e-depot Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden - Het Utrechts Archief); en heeft HUA een test gedaan met hun documentmanagementsysteem. De metatada is gemapt volgens TMLO en een testset is opgenomen in het e-depot. 

Vanaf 2017 werken we via de methode van een impactanalyse ( Impactanalyse: goede voorbereiding op digitale archivering | Nationaal Archief: een methode ter voorbereiding van een opname in het e-depot. 


Programmaplan DiDu

Team, programma, aanbesteding 

In het Meerjarig Beleidsplan 2021-2024 (met link) heeft HUA als doel gesteld om in 2024 over volledig werkend e-depot te beschikken (inclusief de juiste mensen, middelen en hard- en software). Om die grote ambitie vorm te geven is in augustus 2021 het programma Digitale Duurzaamheid van start gegaan onder leiding van kwartiermaker Hans Berende. Doel van dit programma is om een volwaardige digitale archiefbewaarplaats op te zetten, met een nieuwe e-depotvoorziening, processen en mensen (link programmaplan). De organisatie is uitgebreid met nieuwe rollen en functies en het team Digitale Archiefdiensten is gevormd. De Adviseur Digitale Informatie is er om het digitale relatiebeheer met de partners op te zetten en in de loop van 2022 is een e-conservator aangehaakt, die houdt zich met name bezig met het digitaal atelier en de bitpreservering.

De Stuurgroep Digitale Duurzaamheid, waarin Het Utrechts Archief, gemeente Utrecht en provincie Utrecht deelnemen, heeft het Programma van Eisen vastgesteld voor een eigen e-depotvoorziening. Begin 2022 heeft het bestuur van Het Utrechts Archief een aanbesteding uitgeschreven voor zo’n e-depotvoorziening, als alternatief voor de aansluiting op de e-depotvoorziening van het Nationaal Archief.


Toekomst

De rol en functie van het digitale depot zijn constant in ontwikkeling, denk aan ontwikkelingen als Archiving by Design, Common Ground en Bewaren bij de bron. Werken met het e-depot is een nieuwe tak van sport. Hoe men in de toekomst omgaat met digitale overheidsinformatie en wat de rol van het e-depot hierin is, staat niet vast. Richtingen die nu worden gekozen, hoeven niet de definitieve oplossing te betekenen. Het kan zijn dat overheden in de toekomst zélf hun digitale informatie gaan bewaren. “

Terug naar het e-depot