Vrijetekst-sidebar:

In de praktijk


Wat is toezicht op informatiebeheer?

Informatie wordt steeds vaker digitaal gemaakt en bewaard. Wij controleren of overheidsorganisaties hun informatie op een duurzame manier selecteren en bewaren. Daarbij kijken we niet alleen naar de informatie zelf, maar ook naar hoe de organisatie in elkaar zit en welke taken zij heeft. Bij Het Utrechts Archief werken de gemeentearchivaris van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein, en de provinciearchivaris van de provincie Utrecht. Zij houden volgens de Archiefwet 1995 toezicht op het informatiebeheer van deze gemeenten en provincie, maar ook van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden.  
 


Inspectie

Een van onze belangrijkste instrumenten bij het houden van toezicht is een inspectie. Die begint met een integrale nulmeting. Daarbij lichten we volgens het INK-model een hele organisatie door op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het informatiebeheer. Daarnaast voeren we bijvoorbeeld thema-inspecties en follow-ups uit. Bij een thema-inspectie onderzoeken we het informatiebeheer binnen een specifiek onderwerp, bijvoorbeeld een ICT-applicatie. Hierna volgt altijd een follow-up. Onze bevindingen geven duidelijkheid over de kwaliteit van het informatiebeheer in een organisatie, de knelpunten en de risico’s en aanbevelingen voor mogelijke oplossingsrichtingen. 


Producten en diensten

Werkt u bij een overheidsorganisatie in de regio Utrecht en wilt u meer weten over onze toezichtprocessen? In onze producten- en dienstencatalogus ziet u wat u van ons kunt verwachten.  
Producten- en dienstencatalogus

 


Kennisuitwisseling

Wij willen graag dat onze partners in de regio Utrecht onderling samenwerken en kennis uitwisselen. Dat doen we door uitwisselings- en voorlichtingsbijeenkomsten te organiseren. Landelijk kunt u op het Kennisplatform Toezicht van het Kennisnetwerk Informatie en Archief en het BREED Netwerk terecht voor uitwisseling en kennisontwikkeling.

Tactisch en strategisch informatieoverleg

Naast de inspectieonderzoeken voeren wij als toezichthouder tactisch en strategisch informatieoverleg (SIO) met de specialisten en managers bij de overheden, die verantwoordelijk zijn voor de inrichting van het informatiebeheer. Meer over het SIO vindt u in deze handreiking van de VNG. Als hier ingrijpende veranderingen in het informatiebeheer worden behandeld, dan kan dit in het besluitvormingsproces aanleiding geven voor een formeel advies van de archivaris als toezichthouder. 

 

Contact avatar

Vragen?

Voor vragen of informatie over toezicht, documentatie of een komende inspectie kunt u contact opnemen met Joost van Koutrik, coördinator inspectie.

  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • 030 – 286 66 11