Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het dagelijks beheer van het Kroondomein in de provincie Utrecht werd vanaf 1823 gevoerd door de ontvangers van de domeinen die toen tevens als ontvangers van de "Algemeene Nederlandsche Maatschappij ter begunstiging van de volksvlijt" optraden. Vanaf 1830 tot 18421 werd de titel van de ontvanger veranderd in agent en vanaf 1843 werd hij rentmeester genoemd. In de periode 1823-1829 was het beheer verdeeld over zes kantoren n.l. Amersfoort, Gouda, Montfoort (zetelend in IJsselstein), Woerden, Utrecht I en Utrecht II. (zie kaart 1). Elk kantoor had zijn eigen ressort waarbinnen tienden gelegen waren.
In het jaar 1826 werd de administratie van het kantoor Woerden overgenomen door kantoor Utrecht I. (zie kaart 2) Bovendien kreeg Utrecht I in 1829 nog de administratie van het kantoor Amersfoort. (zie kaart 3) Aan kantoor Utrecht II werden in hetzelfde jaar de administraties overgedragen van de kantoren Gouda en Montfoort. (zie kaart 3) De aldus funktionerende twee kantoren Utrecht I en Utrecht II werden per 1 februari 1848 samengevoegd tot één kantoor Utrecht. (zie kaart 4) In die tijd komt de term "Rentambt Utrecht" in zwang. Deze situatie bleef bestaan tot 1919, het jaar waarin het Rentambt Utrecht opgeheven werd.