Blijkens aantekeningen door Jacob Karel Willem Quarles van Ufford (1818-1902) (zie nr. 770) berustte 'het archief' van de families Quarles de Quarles en Quarles van Ufford rond 1880 bij Jan Hendrik Jacob Quarles van Ufford (1855-1917). In 1915 schonk Jan Hendrik Jacob de archivalia van zijn grootvader Jacques Jean (1788-1855) (omvang 3 m), door laatstgenoemde opgemaakt en ontvangen in zijn hoedanigheid als secretaris- generaal bij het departement van Marine en secretaris van vier staatscommissies, aan het Algemeen Rijksarchief te Den Haag (zie nr. 771). Diverse archivalia van de familie Quarles de Quarles blijken tijdens de Tweede Wereldoorlog in Nederlands-Indië verloren te zijn gegaan.

In 1971 werd het, mede door toedoen van de Stichting Familie Quarles, gevormde 'centraal familiearchief' (omvang 6,0 m), in bewaring gegeven aan het Centraal Register van Particuliere Archieven (CRPA), gehuisvest in het gebouw van het voormalige Rijksarchief Utrecht. Naar aanleiding van de aanstaande verhuizing in 1979 van het CPRA naar het nieuwe gebouw van het Algemeen Rijksarchief in Den Haag, is door Carel Cypriaan Gerard Quarles van Ufford (1933-), in zijn hoedanigheid als archivaris van de Stichting Familie Quarles, besloten het archief over te dragen aan het voormalige Rijksarchief Utrecht. Een eerste aanvulling op het archief (omvang 0,85 m), bestaande uit stukken afkomstig van Hendrik Quarles van Ufford (1901-), werd door laatstgenoemde aan het CPRA in bewaring gegeven. In 1999 is na goedkeuring van Hendrik besloten de betreffende aanvulling over te brengen naar Het Utrechts Archief, rechtsopvolger van het Rijksarchief. In december 2002 is door Carel Cypriaan Gerard Quarles van Ufford een tweede aanvulling (omvang 2,0 m) overgedragen.

In 1993 is door W.B. Heins een plaatsingslijst gemaakt op het archief, resulterende in een lijst met beschrijvingen van de globale inhoud van 42 dozen, later aangevuld tot 47 dozen. In 1994 is door F. Siero een begin gemaakt met een meer gedetailleerde beschrijving, wat uitmondde in een inventaris met 225 genummerde beschrijvingen op fiche. De (eerste) aanvulling uit 1999 ging vergezeld van een plaatsingslijst, samengesteld door G.W.M. Ruitenberg, hoofd van het voornoemde Register, bestaande uit 38 genummerde beschrijvingen. De (tweede) aanvulling uit 2002 was door de inbewaargever voorzien van gespecificeerde lijsten en beschrijvingen van de betreffende stukken. In 2002/2003 zijn de archivalia, zoals beschreven in de plaatsingslijst door Heins uit 1993 en in de inventaris op fiche door Siero uit 1994, en die van de aanvulling uit 1999 zoals beschreven in de plaatsingslijst door Ruitenberg, geherinventariseerd en vervolgens geïntegreerd met de archivalia van de tweede aanvulling uit 2002 in de onderhavige inventaris.

Tijdens de herinventarisatie van de stukken werden diverse archivalia met betrekking tot enkele leden van de familie Dresden uit de twintigste eeuw aangetroffen. Aangezien op geen enkele manier, nog genealogisch nog inhoudelijk, een verband met de families Quarles de Quarles of Quarles van Ufford kon worden aangetoond, is het vermoeden gerezen dat deze stukken abusievelijk tussen de overige archivialia beland zijn en is besloten deze niet in de inventaris te beschrijven.

De uiteindelijke omvang van het archief bedraagt 10,5 m.

De inventaris is ingedeeld op basis van zes hoofdrubrieken:
1. (Archief van de familie Quarles)
2. (Archief van de familie Quarles de Quarles)
3. (Archief van de familie Quarles van Ufford)
4. (Archivalia van niet nader gespecificeerde en niet-geïdentificeerde leden van de families Quarles, Quarles de Quarles en Quarles van Ufford)
5. (Archivalia waarvan het verband met het archief niet duidelijk is)
6. (Documentatie)

De eerste drie rubrieken zijn, voor zover relevant, nader onderverdeeld in de subrubrieken:
- Stukken betreffende de verwerving van adeldom
- Stukken van genealogische aard
- Stukken van heraldische aard, met betrekking tot de door de families gevoerde wapens
- Stukken van persoonlijke aard, met betrekking tot afzonderlijke familieleden. Deze rubriek is steeds onderverdeeld in twee subrubrieken: één voor de familie zelf en één voor aan de familie verwante families. Eerstgenoemde rubriek is vervolgens weer verdeeld in subrubrieken voor de afzonderlijke familieleden, weergegeven in chronologische volgorde op basis van het geboortejaar. Wanneer de omvang van de beschrijvingen binnen een dergelijke rubriek daartoe aanleiding gaf, zijn deze tenslotte achtereenvolgens ingedeeld onder de kopjes persoonlijk, ambtelijk (hierbij stukken met betrekking tot bezoldigde burgerlijke en militaire ambten) en nalatenschappen van familie van echtgeno(o)t(e).
- Stukken van zakelijke aard, met betrekking tot (heerlijke) rechten en onroerende goederen, in eigendom van de families
- Stukken betreffende het beheer van en de zorg voor het archief.

Hoofdrubriek 4 (Archivalia van niet nader gespecificeerde en niet-geïdentificeerde leden van de families Quarles, Quarles de Quarles en Quarles van Ufford) bevat naast stukken waarvan niet bekend is op welk lid van de families ze betrekking hebben, ook algemene 'series' die betrekking hebben op meerdere, wel bekende maar niet nader aangeduide leden, zoals een 'serie' uittreksels uit kerkelijke doop-, trouw- en begraafregisters en uit de registers van de burgerlijke stand van diverse leden van de families.

In hoofdrubriek 6 (Documentatie) is de documentatie (zoals krantenartikelen, foto's, gedrukte publicaties) opgenomen van familieleden met betrekking tot wie geen archivalia zijn aangetroffen en voor wie om die reden geen afzonderlijke rubrieken zijn aangemaakt. Wanneer documentatie werd aangetroffen van leden van wie ook archivalia aanwezig waren, zijn deze beschreven onder de desbetreffende rubriek van het afzonderlijke familielid.
Aan de inventaris zijn vier bijlagen toegevoegd.

Indien archivalia in een andere taal dan de Nederlandse, de Latijnse, de Engelse, de Franse of de Duitse zijn opgemaakt, is dit in de beschrijving aangegeven.

Utrecht, 2003
T.L.H. van de Sande