Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Het archief van de NCS is tijdens de inventarisatiewerkzaamheden in het kader van het project Historisch Archief van de Nederlandse Spoorwegen gereconstrueerd. In de loop van de tijd waren verschillende onderdelen verspreid geraakt zowel binnen het NS-archief als elders. Zo was in de jaren zestig een deel overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief in 's-Gravenhage. Het Nederlands Spoorwegmuseum te Utrecht bezit ook een gedeelte van het NCS-archief. Dit zijn met name de financiële bescheiden. Tot slot heeft de heer B. Steinkamp een aantal archiefstukken beschikbaar gesteld. Het gaat in dit laatste geval met name om archiefstukken die gaan over Tractie en Materieel. In de inventaris is dit bij de respectievelijk inventarisnummers aangegeven. De totale omvang van het archief na inventarisatie bedraagt ongeveer 18 meter.