Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Rekening van Vincent van der Zwanenborgh, ‘ritmeyster’ der stad Utrecht, ‘van sulcken gebreken die vurseyde stat hem.. schuldich ist’ wegens zijne diensten in 1481/82, [begin 16e eeuw], met eene lijst der betalingen, door de tweede kameraar Peter Trinde aan Van Swanenburch (in 1481/82) gedaan op rekening zijner soldij, en afschrift eener quittantie van Van Swanenburch wegens eene betaling, hem ten behoeve der stad Utrecht gedaan door Evert van Schaec, 1482