Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Dit is der ouder scutter boeck tot Utrecht, register bevattende eene lijst van de vaste inkomsten der schutten, ordonnantiën en statuten der schutten en lijsten der schutten, [15e eeuw]
Datering:
[15e eeuw]
NB:
Gewis is dit het boek, vermeld in de ordonnantie op de schutten van 1444 (Roese. CCXXXI 1, 2): ‘In den yersten zel men een boick maken, ende daerinne bescriven alle der scutte zekere renthen ende allen zekeren oncost, dien die scutte daerof sculdich zijn te doen; ende daer zellen die hoemans in der tijt voertmeer hoer rekeninge op doen. Item in denselven boike sel men alle die scutte bescriven mit name ende toename, die men nu aennemen zell; ende als die hoemans hoer rekeninge doen, soe sel men terstont in tiegenwoerdicheyt der gemeynre scutte in denselven boike scriven die scutte, die van dien jaere innegecomen zijn ende daer die hoemans hoer rekeninge af gedaen hebben.’ Ook eene andere ordonnantie op de schutten van hetzelfde jaar (Roese. CCXXXIII 7) vermeldt denkelijk dit boek: ‘Item sel men der scutter boick ende ordinancie lesen, als men die homans kyesen zell, om eynen ygeliken te weten die ordinancie alst behoert.’