Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Op de St. Catharijnepoort bevond zich in de 14e eeuw eene ‘kiste’, die als ‘des stichts kist’ of ‘des lants kiste’ in het laatst dier eeuw vermeld wordt: het blijkt, dat de sleutels dier kist bewaard werden door schepenen van Utrecht en de vijf kapittelen (derhalve door twee van de drie leden der Statenvergadering). Te Deventer in de sacristie der St. Lebuinuskerk bevond zich eene dergelijke landskist, waarvan de sleutels berustten bij ridderschap en steden (dus de Staten). De reden, waarom men eenige charters uit het bisschoppelijk archief daar afzonderlijk bewaarde buiten het bisschoppelijk hoofdarchief in den Dom te Utrecht, blijkt niet: dat de stukken echter tot dit archief behoorden, kan niet betwijfeld worden, daar wij den inventaris der Deventerse kist bezitten, terwijl de vier stukken, die ons uit de Utrechtse kist bekend zijn (inv.nrs. 728 en 804, een verloren brief (Deze brief staat afgeschreven: Kopyboek B f. 40vs) van graaf Jan van Benthem d.d. 1328 over den afstand van het leenheerschap over verschillende aan den bisschop verkochte leengoederen, en eene verklaring van Willam van Ysendoren d.d. 1408, dat het huis Loenersloot een open huis is van het Sticht), allen op denzelfden oorsprong wijzen.
Over de geschiedenis dezer kisten is niets bekend: het bestaan der Utrechtse blijkt alleen uit vier aanteekeningen in het 1e Diversorium van bisschop Frederik van Blankenheim (f. 18, 21, 30, 31). Naar het schijnt hebben zij zich in de stadsarchieven van Utrecht en Deventer opgelost: de brieven der Deventerse kist vindt men bijna allen daar terug, van de vier bekende stukken der Utrechtse kist althans de twee d.d. 1263 en 1395, terwijl het derde d.d. 1328 nog op den ouden inventaris der stedelijke charters van Utrecht voorkomt. In deze omstandigheden scheen het niet twijfelachtig, hoe de op zich zelve bevreemdende aanwezigheid in het stadsarchief van eene geheele verzameling bisschoppelijke charters, voornamelijk van het laatst der 13e tot het begin der 15e eeuw (uit welken tijd juist ook de stukken der Deventerse landskist dagteekenen) te verklaren was: zij konden met de grootste waarschijnlijkheid tot dr Utrechtse landskist teruggebracht worden.