Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Sinds 1891 is er sprake van een Dienst der Treinen en van het materieel; met ingang van 1902 de Dienst van Tractie en Materieel. In 1876 was er alleen sprake van een Ingenieur-Werktuigkundige die chef was van de lopende dienst. Onder hem vielen onder andere machinisten, stokers, treinsmeden, hoofdconducteurs en stations- en haltechefs. De ingenieur-werktuigkundige is onder andere belast met het onderhoud en vernieuwing van locomotieven, rijtuigen en wagens. Hiervoor moet hij volledige en nauwkeurige registers van het lopend materieel bijhouden (volgens de artikelen 57, 69 en 70 van het ARD).