Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.
Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:
• Kenmerken van het archief • Inleiding op het archief • Inventaris of plaatsingslijst • Eventueel bijlagen
De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.
De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.
De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.
Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.
Sinds 1902 is er sprake van een Dienst van het Vervoer. Vanaf 1876 was er een Dienst van het Goederenvervoer onder leiding van de Chef van het Goederenvervoer. Het reizigersvervoer en het daarbij horende personeel zoals conducteurs en machinisten vielen tot 1902 onder de ingenieur-werktuigkundige Chef van de Lopende Dienst, later de Dienst der Treinen en van het Materieel. De Chef van het Goederenvervoer was belast met de leiding en het toezicht op het vervoer van bestelgoederen, ijlgoederen, vrachtgoederen, geld en geldswaarden, vee, paarden, rijtuigen, lijken, rij- en voertuigen, rollend spoorwegmaterieel en oorlogstuig.; het toezicht op de goederen- en bestelbureau en het personeel daartoe behorende; het ontwerpen der tarieven tot de dienst van het goederenvervoer behorende en het onderzoeken van alle aanvragen om restitutiën, schadevergoedingen en vrachtverminderingen betreffende het goederenvervoer. Zie Organisatie der Hoofdadministratie, bevattende de wijze van verdeeling van het beheer van en het toezicht op de dienst, 1876, inv.nr. 55. Van de Chef van het Goederenvervoer is geen archief bewaard gebleven. De Dienst van het Vervoer omvatte de tarief- en handelsaangelegenheden en alles wat betrekking heeft op de ontwikkeling en de regeling van het vervoer van goederen en reizigers; de regeling van en het toezicht houden op de dienst van de stations en de halten; de regeling van en het toezicht houden op de loop, de bediening en het schoonhouden van de treinen, de treincontrole, de verdeling van en het toezicht houden op het gebruik van rijtuigen en wagens en de tramdiensten. De Dienst stond onder leiding van de secretaris van de maatschappij (Organisatie van het beheer der Nederlandsche Centraal Spoorweg-Maatschappij, 1902).